در اهمیت بایگانی باید دانست که آرشیو یا بایگانی یک موضوع حیاتی در هر کاری است و مثل خیلی چیزهای دیگر، فرنگی ها در این زمینه بهتر از ما عمل کرده اند.
برای مقایسۀ عملکرد ما در این زمینه با فرنگی ها، کافی است فیلم «عجیب تر از داستان» را ببینید.
این فیلم محصول سال 2006 آمریکا با بازی ویل فرل و داستین هافمن است.
در این فیلم ویل فرل کارمند ادارۀ مالیات است و در قسمت هایی از این فیلم نشان داده می شود
که او به قسمت بایگانی اداره سر می زند.
اگر شما یک بار به یکی از بایگانی های ادارات دولتی ایران سر زده باشید،
کاملاً تفاوت را خواهید دید و خواهید فهمید روش ما و تعریف ما از بایگانی کاملاً با فرنگی ها فرق می کند.
از لحاظ من بایگانی باید مثل لاک ناخن یک دختر چهارده ساله باشد.
آیا دیده اید وقتی دخترها تازه به لاک زدن شروع می کنند،
چقدر با عشق و وسواس خاصی این کار را می کنند و از چه رنگ های زیبایی استفاده می کنند؟
نگاهمان به بایگانی باید همین گونه باشد.
(حالا بماند که الان دخترها از هفت یا هشت‌سالگی لاک می زنند.)
ماده 13 قانون تجارت
آنچه مهم است این است که در مادۀ 13 قانون تجارت،
تاجر ملزم شده تا 10 سال، دفاتر تجاری خودش را نگه دارد.
از آنجایی که اسناد و مدارک وابسته به این دفاتر خیلی مهم است،
شرکت های زیادی سندهایشان را تا 10 سال نگهداری می کنند تا در مواقع نیاز بتوانند از آن در دادگاه استفاده کنند.
مدیر یک سازمان یا واحد، باید در برابر بایگانی حساس باشد و برایش ارج بنهد تا بقیۀ کارکنان هم این حساسیت را درک کنند.
فراموش نکنید که همیشه باید یک مسئول برای بایگانی وجود داشته باشد.
بالاخره باید یک نفر مسئولیت این کار را بپذیرد تا اگر اتفاقی برای یکی از اسناد افتاد، پاسخگو باشد.
انواع بایگانی
من بایگانی را به دو نوع تقسیم می کنم: ۱. بایگانی سخت افزاری؛ ۲. آرشیو یا بایگانی های نرم افزاری.
بایگانی های سخت افزاری
در این نوع آرشیو یا بایگانی این نکات بسیار مهم است:
- زونکنی که مدارک داخلش گذاشته می شود، حتماً باید جنس خوبی داشته باشد.
این گونه نباشد که بعد چند بار استفاده، خراب و فرسوده شود. - اندازۀ زونکن باید متناسب با مدارک باشد.
همان‌طور که می دانید زونکن ها هم از لحاظ اندازۀ کاغذ،
هم از لحاظ قطر و حجمی که جا می گیرد انواع مختلفی دارد.
حتماً سایزی را انتخاب کنید که با کمیّت کار و کاغذهایی که درون آن می گذارید متناسب باشد. - حتماً پشت زونکن برچسب بزنید.
در محلی که برای نوشتن اسم زونکن اختصاص داده شده،
اسم زونکن را به‌طور تایپ‌شده و خوانا درج کنید، نه به صورت دست نویس. - اگر زونکن هایتان ترتیب خاصی دارد، حتماً آن را شماره بندی کنید و شماره اش را هم بنویسید؛
مثلاً اگر موضوعی دارید که دو زونکن دارد،
حتماً بنویسید که زونکن ۱ شامل چه چیزهایی است و زونکن ۲ شامل چه چیزهایی.
با این روش، شخص دوم به راحتی می تواند از زونکن استفاده کند. -
نگهداری از مدارک کاغذی
- به هیچ وجه از کاور یا کیسه برای زونکن هایی که در آن مدارک کاغذی نگهداری می شود استفاده نکنید،
مگر برای مدارک بسیار خاص و مهم؛ البته معمولاً مدارک خاص را در زونکن نمی گذارند،
بلکه در پوشه می گذارند و آن را در گاوصندوق یا جایی بسیار امن نگهداری می کنند. - حتماً پانچ ها به یک اندازه باشد. طوری نباشد که به خود مدرک آسیب بزند.
- تمام زونکن ها را دیوایدربندی کنید و در دیوایدرها اسم موضوع را بنویسید.
- حتماً کاغذها و مدارکی که در هر دیوایدر می گذارید ترتیب داشته باشد؛
حالا این ترتیب یا بر حسب شماره باشد یا تاریخ یا واقعه ای که موضوع سند اتفاق افتاده است. - فقط آنچه را لازم هست، بایگانی کنید؛ مثلاً اگر یک پکیجی برای شما می آید که یک سری کپی هم در آن هست،
لازم نیست آن کپی ها را هم بایگانی کنید.
می توانید از آن ها به‌عنوان چک پرینت استفاده کنید تا حجم بایگانی زیاد نشود.انبار بایگانی یا آرشیو
- نکتۀ دیگر در بایگانی کاغذی، انبار و محلی است که بایگانی ها در آن نگهداری می شود.
اکنون دوگونه بایگانی در شرکت ها وجود دارد:
۱. یک سری بایگانی ها کلی است، مثل بایگانی های سند حسابداری که یک اتاق یا محلی جداگانه دارد.
۲. یک سری بایگانی ها کلی نیست و بایگانی هر کارشناس جداگانه است.
به هر صورت بعد از یکی دو سال، بایگانی های هر کارشناس به یک بایگانی بزرگ تر منتقل می شود.
این بایگانی بزرگ تر نباید نم داشته باشد
یا وضعیت گرما و سرمایش به گونه ای باشد که اسناد و مدارک در آن خراب شود.
در شهرهای شمالی کشور که زیاد باران می بارد،
نباید بایگانی را در جایی گذاشت که خرپشته دارد؛
چون ممکن است با باران همۀ اسناد خیس و خراب شود.
(یادم هست چند وقت پیش یکی از شعب تأمین اجتماعی را که در آن حجم زیادی از مدارک بازنشستگی
و کار افراد در آن نگهداری می شد، آب گرفت.
اگر اشتباه نکنم،
یک بار هم به مرکز اسناد ملی، فاضلاب مترو نفوذ کرده بود؛
چون پیش بینی نکرده بودند ممکن است به محلی که برای حفظ اسناد انتخاب کرده اند آب نشت کند.) - محل بایگانی نباید یک جای بسیار تنگ و تاریک باشد تا کارکنان اصلاً رغبتی نداشته باشند به آنجا بروند.
شاید دیده باشید در بعضی از بایگانی ها انواع موجودات مثل موش و سوسک و… هم هست!
آرشیو یا بایگانی باید جایی باشد که کارکنان راغب باشند به آنجا بروند و سندی را پیدا کنند و اگر سندی را آوردند،
به راحتی بتوانند سر جایش بگذارند.
گاهی برخی بایگانی ها این قدر کثیف و در جایی دورافتاده است که کارکنان راغب نیستند
داخلش بروند و وقتی هم داخلش می روند و چیزی را می آورند،
دیگر آن را سر جایش نمی گذارند و آن را در بایگانی پرت می کنند.
بایگانی های نرم افزاری
بایگانی نرم افزاری دو نوع است:
۱. فایل های دیجیتالی؛ مثل فایل های آفیس یا فایل های اتوکد برای رشتۀ مهندسی.
۲. فایل های اتوماسیون های اداری.
امروزه با توجه به اینکه بسیاری از شرکت ها بدون کاغذ (paperless) یا تقریباً بدون‌کاغذند،
خیلی از مدارکشان در اتوماسیون نگهداری می شود.
همۀ اتوماسیون ها مکانی را برای درست کردن پوشه ها و نظم دهی بایگانی ها دارد.
وقتی ایمیلی می آید یا نامه ای در اتوماسیون می آید، نباید همه را روی همدیگر تلنبار کنید،
بلکه باید آن ها را حداقل به موضوعات مختف تقسیم بندی کنید.
من حتی موافق تقسیم بندی نامه ها به دو دستۀ نامه های وارده و نامه های صادره نیستم؛
چون این تقسیم بندی بسیار بزرگی است.
تقسیم بندی باید جزئی تر باشد؛
مثلاً باید زیرشاخۀ دسته بندی نامه های وارده، شرکت ها و سازمان های مختلف باشد.
نکات مهم بایگانی نرم افزاری
در بایگانی نرم افزاری هم این نکات بسیار مهم است:
- مسائل و اسناد مختلف باید بایگانی شود؛
مثلاً در رشتۀ حسابداری، اسنادی که دربارۀ اموال، اجاره، مالیات،
بیمه و مشتری ها و شرکت های طرف قرارداد است باید هر کدام به طور جداگانه بایگانی شود. - اگر اسنادتان را همیشه به طور دیجیتالی ذخیره می کنید،
همیشه منظم و تقسیم بندی شده آرشیو یا بایگانی کنید.
(من از سال ۱۳۸۳ کارم را شروع کردم. فایل وردی را که آن زمان ساختم تا الان دارم.
حتی آن موقع شخصی به من عکس منظره ای داد
و از آن عکس خوشم آمده بود.
آن عکس را نگه داشتم و تا الان هم دارم.) - از فایل هایتان به طور منظم نسخۀ پشتیبان تهیه کنید.
من هر چند وقت یک بار به طور منظم از فایل هایم نسخۀ پشتیبان تهیه می کنم.
در همین جایی که در حال حاضر مشغول به کار هستم،
هر شش ماه یک بار از فایل هایم نسخۀ پشتیبانی تهیه می کنم
تا اگر برای فایل ها مشکلی پیش آمد،
بتوانم از نسخۀ پشتیبان استفاده کنم. - بسیار مهم است که پوشه هایی که درست می کنید، مشخص و مرتب باشد.
گاهی وقتی یک کارشناس یکی دو روز مرخصی است و کس دیگری پشت رایانه اش می نشیند،
به راحتی نمی تواند فایلی را که می خواهد پیدا کند؛
چون کارشناس قبلی به گونه ای فایل ها را بایگانی کرده که فقط خودش می فهمد
و خودش می تواند فایل ها را پیدا کند.
تازه خود او هم اگر مدتی به فایل ها مراجعه نکند، فراموش می کند.
نکته مهم آرشیو یا بایگانی
نکتۀ اساسی که در آرشیو یا بایگانی های سخت افزاری و نرم افزاری وجود دارد این است که باید به گونه ای بایگانی کنید که اگر فردا به هر علتی سر کار نرفتید،
شخص دیگری بتواند بدون اینکه اطلاعی از نحوۀ بایگانی کردن شما داشته باشد،
به خوبی به بایگانی دسترسی داشته باشد.
پس سعی کنید در یک استاندارد جهانی و عمومی تری بایگانی کنید؛
مثلاً به نظرم همۀ فاکتورها باید ضمیمۀ سند حسابداری شود.
دلیلی ندارد که فاکتورها در واحد بازرگانی یا واحد فروش یا حتی در واحد مالی در قسمت هایی به جز واحد صدور سند بماند؛
فاکتور یک سند رسمی است و برای خرید، باید ضمیمۀ سند باشد.
خلاصه اینکه طوری بایگانی کنید که افراد بعد از شما به سختی نیفتند.
واقعیت این است که الان عمر کاری افراد در یک سازمان مثل قدیم طولانی مدت نیست؛
این طور نیست که یک نفر بیاید و سی سال کار کند. به طور میانگین هر سه سال جا به جایی صورت می گیرد
و خیلی شرکت ها به خاطر این جابجایی ها ضربه می بینند.
گاهی در اثر همین جا به جایی ها و نبود نظام دقیق و مشخص برای بایگانی ها، مدارک مهمی گم می شود.
به هر حال اگر مدیر یا رئیس جایی هستید یا خودتان کارشناس هستید،
پیشنهاد می کنم حتماً برای کار خودتان یک نظام نامه و روش بایگانی استانداردی داشته باشید
که حداقل همۀ کارشناسان یک مجموعه به یک روش آرشیو یا بایگانی کنند تا بعداً همه بتوانند از آن به خوبی و راحتی استفاده کنند.