تفویض اختیار چیست؟ در این مقاله می‌خواهیم با یکی از متداول‌ترین کارهایی که در شرکت‌ها و مجموعه های بزرگ انجام می‌شود آشنا شویم. در این حالت، مدیران می‌توانند بخشی از اختیارات خود را به دیگران واگذار کنند.
آشنایی با تفویض اختیار
بسیاری از کسانی که به عنوان یک مدیر در یک مجموعه فعالیت می‌کنند، ممکن است زمانی از قابلیت تفویض اختیار استفاده کرده باشند. در این صورت باید گفت منظور از این عبارت، واگذار کردن یک مسئولیت یا وظیفه است که می‌تواند برای ارجاع یک تصمیم یا اقدام به فرد دیگری انجام شود.
در شرکت‌ها و موسساتی که دارای یک رتبه بندی از نظر اختیار و مسئولیت هستند، شما باید این عبارت را به معنای منتقل کردن بخشی از اختیارات از حدود مسئولیت‌های یک فرد بالاتر به جایگاهی در رده پایین تلقی کنید. اگر بخواهیم یک مثال در این بخش ذکر کنیم، می‌توان به رابطه بین منشی و مدیر آن اشاره کرد. مدیر در این حالت، بخشی از وظایف خود مانند تعیین قرار ملاقات، محتوای جلسه و غیره را به عهده منشی واگذار می‌کند.
این بحث در مدیریت مجموعه بسیار مهم است؛ چراکه می‌تواند منجر به وقوع اختلاف و پیشامدهای نامطلوب شده و عواقب آن به تصمیم گیری ضعیف مرتبط شوند. همچنین باید بدانید که برای انجام تفویض مسئولیت، این کار تحت گام‌های زیر انجام می‌گردد که عبارتند از:
- اطلاع رسانی در مورد فعالیت‌ها و کارهای واگذار شده به شخص،
- اعطای مجوز و اختیارات لازم برای انجام این مسئولیت،
- تعیین معیارهای سنجشی که برای پاسخگویی درنظر گرفته می‌شوند.
به این نکته توجه کنید که تفاوت تفویض اختیار با مقوله‌ای همچون کفالت اداری، در شیوه واگذاری اختیارات است. در نوع دوم، این کار به واسطه عزل، استعفا یا فوت و غیبت افراد انجام می‌گردد.
انواع تفویض اختیار کدامند؟
با آشنایی اجمالی از تفویض اختیار، حال باید به انواع آن بپردازیم. برای این موضوع می‌توان به روش‌های مختلفی اشاره کرد که هرکدام بسته به نوع فعالیت‌های سازمان و توانایی‌های افراد متفاوت هستند.
معرفی انواع تفویض‌های اختیار
در مورد انواع تفویض اختیار می‌توان گفت:
- نظارت: این مدل معمولا برای شرکت‌هایی که از چندین بخش مختلف تشکیل می‌شوند، انجام می‌گردد. به عنوان مثال، یک مدیر می‌تواند برای بخش‌های مختلف مجموعه خود، از قابلیت تفویض اختیار استفاده کرده و نظارت بر امور بازاریابی را به مدیر یا متخصص مارکتینگ ارجاع دهد.
- تکمیل پروژه: یکی دیگر از مسئولیت‌هایی که می‌تواند با تفویض اختیار همراه باشد، انجام و تکمیل پروژه است. به عنوان مثال، در برگزاری یک کمپین تبلیغاتی، مدیر بازاریابی می‌تواند مسئولیت اجرایی آن را برعهده مدیر پروژه واگذار کرده و این فرد به کمک طراحان و تیم نویسنده آن را انجام دهد.
- تصمیم گیری: مجموعه‌های مختلف معمولا با سرمایه گذاری بر روی منابع انسانی، در آینده از این مدل تفویض‌های اختیار استفاده می‌کنند. به عنوان مثال می‌توان در استخدام نیروی انسانی، برگزاری کمپین‌های تبلیغاتی و بازاریابی از آن استفاده کرد.
- فرآیندهای اداری: برخی از روتین‌ها و یا فعالیت‌های کم اهمیت‌تر به دستیاران و مدیران ذی ربط ارجاع داده می‌شود. شما می‌توانید فرآیندهای اداری را به کارمندان خود نیز اختصاص دهید.
برای واگذاری کار، ازشاخص‌ها و ویژگی‌های افراد از جمله مسئولیت، اختیار و نیز سابقه اجرایی و تعهد آنها استفاده می‌شود.
