سرآغاز
ساکی: سلام فرید. ما خیلی دربارۀ انواع مدیریت‌ها شنیده‌ایم و اصولاً مدیریت بر مبانی مختلفی تقسیم می‌شود. یکی از این تقسیم‌بندی‌ها بر اساس دیداری (Visual) است؛ مثل مدیریت دیداری و مدیریت شنیداری. لطفاً بگو این موضوع از کجا نشأت گرفته و مدیریت دیداری را با یک مثال برایمان توضیح بده.
میرسعیدی: مدیریت دیداری (Visual Management) یکی از زیرمجموعه‌های HSE یا سیستم‌های مدیریتی ایمنی بهداشت و محیط‌زیست است. مدیریت دیداری راهکاری ساده و کم‌هزینه است تا با یک سری نشانه‌های دیداری همه‌کس‌فهم و واضح به اهدافمان در سازمان برسیم. شاید شنیده باشید که افراد ۱۰% کاری را که شنیده‌اند به خاطر می‌آورند و ۲۰% آن چیزی را که خوانده‌اند به خاطر می‌آورند؛ اما ۸۰% آن چیزی را که دیده‌اند و اجرا کرده‌اند به خاطر می‌آورند.
یکی از کاربردهای ساده و ابتدایی مدیریت دیداری، همین چراغ راهنمایی و رانندگی است که شما آن را به سه رنگ سبز و زرد و قرمز می‌بینید و می‌دانید که سبز به‌معنی رفتن و زرد به‌معنی احتیاط و قرمز به‌معنی توقف است. جاهای دیگر هم از همین نشانۀ ساده و همه‌کس‌فهم استفاده می‌شود. اگر جایی دیگر رنگ سبز را ببینید، حس راه‌گشایی برایتان ایجاد می‌شود و اگر رنگ زرد را ببینید، حس احتیاط به شما دست می‌دهد و اگر رنگ قرمز را ببینید، حس توقف در شما ایجاد می‌شود.
معمولاً از مدیریت دیداری در چند حوزه استفاده می‌شود:
۱. نمایش انتظارات مدیران: مثلاً در انبار دارویی که سیگارکشیدن ممنوع است، این ممنوعیت با تابلویی که عکس سیگار رویش ضربدر خورده نشان داده می‌َشود. معمولاً هم رنگ تابلو قرمز است و این قرمزی تداعی‌کنندۀ ممنوعیت است. مدیران با استفاده از این نشانۀ دیداری انتظاراتشان را مطرح می‌کنند.
۲. نمایش عملکردها: از مدیریت دیداری در سازمان‌هایی که از نرم‌افزارهایی مثل BIها و هوش‌های تجاری بهره می‌برند استفاده می‌شود. همچنین در بعضی سالن‌های کنفرانس، فروش سالانه، سود سالانه، میزان خرید و شاخص‌های عملکردی مهم و KPIها به‌صورت نموداری روی تابلو و داخل سالن نصب می‌شود که این هم جزو مدیریت دیداری است.
۳. نمایش استانداردها و هشدارها: برای نشان‌دادن استانداردها هم به‌خوبی از مدیریت دیداری استفاده می‌شود؛
مثلاً در برخی قفل‌های درب با نشانه و نماد نشان داده شده که قفل به کدام طرف باز می‌شود و به کدام طرف بسته می‌شود و اگر اشتباه چرخانده شود ممکن است بشکند. به‌بیان دیگر با نشانه و نماد، استاندارد جهت چرخش قفل نشان داده می‌شود. یکی از کاربردهای این نوع مدیریت همین هشدارهاست. در جاده‌ها هم برای علائم جاده‌ای و رانندگی از مدیریت دیداری استفاده می‌شود.
بیمارستان و پادگان
ساکی: داخل بیمارستان‌ها این خط‌هایی که ترسیم می‌شود و مسیر رسیدن به اورژانس و قسمت‌های مختلف بیمارستان را نشان می‌دهد، جزو گروه سوم و عملکردی است؟
میرسعیدی: بله، جزو گروه هشداری است و مسیر رفتن با آن علائم مشخص می‌شود.
ساکی: مثلاً نیروهای نظامی که لباس یکدست دارند، خودش یک نوع مدیریت دیداری است. درست است؟
میرسعیدی: بله.
ساکی: یعنی می‌توان گفت خود پوشش یکسانی که برخی کارمندان دارند، جزو مدیریت دیداری است. درست است؟
میرسعیدی: بله، دقیقاً. در برخی صنایع هم می‌بینید که وقتی سطح داغی وجود دارد، تابلوی هشدار «سطح داغ» گذاشته می‌شود. در جاهایی که نیاز هست تابلوی «خطر سقوط» گذاشته می‌شود. همچنین در جاده‌هایی که احتمال ریزش کوه وجود دارد، تابلوی هشدار «خطر ریزش کوه» نصب می‌شود. به‌طور کلی هرگونه علائم‌گذاری و برچسب‌گذاری جزو مدیریت دیداری است.
در برخی صنایع برای ظروفی که حاوی مادۀ اسیدی یا مادۀ گازی خیلی قوی است، نشانۀ خاصی می‌گذارند تا مشخص باشد و این جزو مدیریت دیداری است. همچنین در شرکت‌های بزرگ دیده‌ام که Lockout/Tagout وجود دارد؛ یعنی سالی یک مرتبه همۀ قفل‌های درها را می‌شکانند و همۀ بازرسی‌ها را انجام می‌دهند و دوباره درها را قفل می‌کنند. برای این هم نشانۀ خاصی می‌گذارند و جزو مدیریت دیداری است.
نظام آراستگی یا ۵S
همچنین ۵S که مجموعه لیبل‌های نظام آراستگی محیط کار است، جزو این نوع است. با استفاده از لیبل‌های ۵S می‌توانید زونکن‌هایتان را مرتب کنید و آرایش دیداری یکسانی به آن‌ها بدهید. مستندسازی هم اگر تمیز و شیک انجام شود، جزو مدیریت دیداری است. برخی برنامه‌ریزی‌های سالانه [به نام ژورنال بولت] هم جزو مدیریت دیداری است.
ساکی: عملاً هرچه روی تابلوی اعلانات می‌چسبانیم مثل همکار نمونه، جزو مدیریت دیداری است؟
میرسعیدی: بله و با این چسباندن به بقیه اعلام می‌شود.
نقش رنگ در ویژوال منیجمنت
همچنین مشخص‌کردن با رنگ‌ها (Color Coding) هم جزو مدیریت دیداری است؛ مثلاً در سیم‌پیچی‌ها استفاده می‌شود و با رنگ نشان داده می‌شود که چه سیم‌هایی فاز است و چه سیم‌هایی نول. در لوله‌کشی هم با رنگ نشان داده می‌شود که کدام لوله‌ها حاوی جریان سیالات داغ و سرد است. همچنین گاهی رنگ‌ها جهت حرکت سیال‌ها را نشان می‌دهد و از کمرنگ به پررنگ یا با فلش‌های رنگی مشخص می‌شود.
ساکی: یاد یک موضوعی افتادم. در شرکتی که کار می‌کردم مدیرش قانون گذاشته بود که رنگ خودکار هر مدیر باید متفاوت باشد. خودش خودکار قرمز داشت و می‌گفت مدیر مالی فقط باید خودکار آبی داشته باشد و مدیر اداری فقط باید خودکار مشکی داشته باشد.
میرسعیدی: یک قراردادی گذاشته بودند.
ساکی: بله. می‌گفت وقتی برگه‌ای را می‌بینم که با خودکار قرمز روی آن نوشته شده است، می‌دانم که مربوط به خودم است و خودم آن را امضا کرده‌ام. فکر کنم قبلاً یک بار بحث کردیم که حتی اندازۀ و رنگ اسکناس‌ها هم جزو مدیریت دیداری است؛ مثلاً وقتی شخصی اسکناس سبزرنگ می‌بیند، به‌سرعت متوجه می‌شود اسکناس هزارتومانی است.
بهداشت حرفه ای HSE
میرسعیدی: بله، دقیقاً. همان‌طور که گفتم Visual Management زیرمجموعۀ HSE است. یک چیز دیگری ما در HSE داریم به نام «لوزی خطر» یا «Hazard Diamond». این استاندارد را سازمان NFPA کانادا مشخص کرده است. این استاندارد چند موضوع را مثل میزان اسیدی‌بودن مواد درون مخزن و میزان خطرناک‌بودن و میزان اکسیدپذیری آن را مشخص می‌کند.
خلاصه چهار موضوع مختلف را بررسی می‌کند. این استاندارد تقریباً در همه‌جای دنیا جا افتاده است. کسانی که HSEکار هستند وقتی این لوزی خطر را می‌بینند، سریع متوجه می‌شوند مادۀ درون مخزن چقدر خطرآفرین است. این موضوع جزو مدیریت دیداری است و جهان‌گیر هم شده است.
حوادث تاریخی
گاهی حادثه‌هایی در سازمان‌ها اتفاق می‌افتد و در پی آن حادثه، در نزدیک‌ترین محل مناسب آن حادثه، تابلویی دربارۀ آن نصب می‌کنند؛ مثلاً چند سال پیش کارخانۀ آلومینیوم‌سازی اراک آتش گرفت و عکس این حادثه را در نزدیک‌ترین محل ممکن به آن حادثه نصب کردند. با این کار نشان می‌دهند که این حادثه یادشان نرفته است.
این‌گونه آن حادثۀ تاریخی را به یاد همگان می‌آورند که هم برایشان درسی بوده و هم خاطرۀ تلخی بوده که از ذهنشان نمی‌رود؛ چون ممکن است کسی در آن حادثه آسیب دیده باشد.
خط‌کشی‌های محل عبورومرور در بیمارستان‌ها را شما گفتید. در محل کار هم جای پارک خودروها و محل رفت‌وآمد لیفتراک روی زمین خط‌کشی می‌شود و این هم از کاربردهای مدیریت دیداری است. در برخی شرکت‌ها دیده‌ام که برای زلزله و کار در وضعیت اضطراری، قوانین خوبی وضع کرده‌اند؛
مثلاً فضایی به اسم فضای ایمن درست کرده‌اند و یک شبکه‌ای روی زمین در فضای باز کشیده‌اند تا هروقت زلزله آمد یا زنگ خطر به صدا درآمد، سریعاً همه داخل آن مربع‌هایی که در آن شبکه هست بایستند.
جای هرکس هم از قبل مشخص شده و بچه‌ها را با مانورها به این موضوع عادت داده‌اند. شبکه‌ای که روی زمین کشیده‌اند، آن هم جزو مدیریت دیداری است.
ساکی: البته برای کرونا هم به‌تازگی از این کارها کرده‌اند.
میرسعیدی: بله، تونلی درست شده است.
فرهنگی دیداری و شنیداری
ساکی: ما از نظر فرهنگی در زمینۀ مدیریت دیداری ضعیف هستیم. به‌نظرم بیشتر فرهنگمان شنیداری است تا دیداری. درست است؟
میرسعیدی: بله، به هر حال فرهنگ ما بیشتر به‌سمتی سوق دارد که کمتر مکتوب کنیم و کمتر نشانه بگذاریم و همۀ چیزها را ذهنی ضبط کنیم و به‌طور کلی مدیریتمان شنیداری باشد.
مدیریت دیداری فوایدی دارد؛ از جمله اینکه هزینه‌های کار و هزینه‌های بهبود را کاهش می‌دهد؛ مثلاً وقتی دوست ندارید اتفاقی بیفتد، می‌توانید با یک نشانه‌گذاری ساده و همه‌کس‌فهم آن را ممنوع اعلام کنید.
اگر اهداف سازمان و شرکت را با استفاده از مدیریت دیداری به کارکنانمان بگوییم، در حقیقت آنان را که در پایین‌ترین سطوح سازمانی قرار دارند، در دستیابی به اهداف و دانستن خط حرکت سازمان مشارکت داده‌ایم و این موضوع باعث برانگیختن کارکنانمان و ایجاد انگیزه در آنان می‌شود تا در محیط دوستانه‌ای بتوانند به آن هدف برسند. علاوه بر آن شفافیتی هم در ارائۀ اطلاعات است؛
مثلاً فروشتان را در تابلوی اعلانات درج می‌کنید و اعلام می‌کنید که هدف میزان فروش و میزان فروش چقدر بوده و آیا بیشتر از هدفتان فروخته‌اید یا کمتر از آن و حال بناست تلاشتان کنید فروشتان کمتر شود یا بیشتر یا روی همان حد نگه دارید.
به‌نظرم به‌طور کلی مدیریت دیداری، سازمان را برای رسیدن به یک هدف مشترک، یکپارچه می‌کند. ابزارهای مدیریت دیداری هم نمودارها و گراف‌ها و علائم تصویری و نشانه‌هاست که این علائم تصویری و نشانه‌ها را در راهنمایی و رانندگی زیاد می‌بینیم. در ۵S (نظام سامان‌دهی و نظم در محیط کار) هم این این مدیریت دیداری کاربرد زیادی دارد.
ساکی: ممنون که وقت گذاشتید. اگر لازم شد، دوباره دربارۀ مدیریت دیداری صحبت می‌کنیم.
👌👌