حسابداری مدیریت چیست؟
گزارشات حسابداری مدیریت به مجموعه گزارشاتی گفته می شود که با اهداف دورن سازمانی و برای مدیران داخلی سازمان جهت اخذ تصمیمات استراتژیک تهیه می شود. گزارشات حسابداری مدیریت که در رده گزارشات تحلیلی و محرمانه طبقه بندی می شوندف زمان خاصی ندارند و میتواند روزانه، هفتگی، ماهانه یا فصلی و سالانه تهیه شوند. برعکس گزارشات حسابداری مالی که صرفا اطلاعات را بر مبنای واحد پولی تهیه میکند و اصولا گذشته نگر است، در حسابداری مدیریت گزارشات آینده نگر و بر مبناهای مختلف از جمله واحد پول، متر، وزن، تعداد و … تهیه میکند. گزارشات حسابداری مدیریت فرمت خاصی ندارد و بسته به نوع صنعت یا شرکت یا سلیقه مدیران متفاوت است.
گزارشات حسابداری مدیریت را از کجا شروع کنیم؟
شاید برای شما هم پیش آمده باشد که مدیرتان گزارشی جدید به شما می‌دهد و از شما می‌خواهد که آن را تهیه کنید؛ مثل گزارش بودجه یا گزارش‌های ماهانۀ هیئت‌مدیره. چه کار می‌کنید؟ از کجا باید شروع کنید؟ من در این یادداشت می‌خواهم به طور نمونه دربارۀ تهیه و ریزه کاریهای گزارشات ماهانه به هیات مدیره با شما صحبت کنم. گزارش ماهانه عملکرد که معمولا به سطوح مدیریت بالای سازمان نظیر هیات مدیره ارائه می شود، در حقیقت یک صورت مالی جمع و جور است، به همراه یادداشت های همراه، با این تفاوت که این یادداشت ها الزاما از استانداردهایی که هنگام تهیه صورت مالی استفاده می شود، پیروی نمی کنند.
گام اول
گام اول این است که از این گزارش نسخه‌ای کاغذی تهیه کنید. بنابراین، آن را پرینت بگیرید. بعد آن را به‌دقت مطالعه کنید. آیا این گزارش فهرست و نظم و ترتیب مشخصی دارد؟ اگر ندارد، بلافاصله برای آن فهرستی تهیه کنید. بدین منظور، اگر بخش‌بندی‌های آن منظم نیست، آن‌ها را به‌ترتیب کنید؛ مثلاً گزارش‌های خرید، گزارش‌های فروش و گزارش‌های هزینه‌ای را از هم تفکیک کنید و هر مجموعه گزارش را یک جا و پشت‌سرهم بیاورید. مطالب را شماره‌بندی و بخش‌بندی کنید و در نهایت، فهرست آن را تهیه کنید.
گام دوم
خب تا اینجا گفتم که گزارش را مرتب می‌کنید، شماره‌بندی می‌کنید، بخش‌بندی می‌کنید و فهرستی مناسب برای آن تهیه می‌کنید. حالا وقت آن است که قسمت‌هایی از این گزارش را که در حوزۀ کاری یا تخصصی شما نیست، جدا کنید؛ مثلاً اگر صفحاتی مربوط به مشخصات پرسنل وجود دارد که از شما جنسیت یا سن یا تحصیلات پرسنل را می‌خواهد، جدا کنید و آن را مثلاً به امور اداری یا منابع انسانی بدهید تا برایتان پر کنند. خیلی وقت‌ها این کار به یک رئیس حسابداری باتجربه سپرده می‌شود و او گزارش را تقسیم‌بندی میکند و آن را به افراد یا واحدهای مختلف مالی می‌دهد؛ مثلاً گزارش‌های مربوط به فروش را به قسمت حسابداری و فروش می‌دهد و خودش فقط جمع‌آوری و کنترل نهایی را انجام می‌دهد.
نکتۀ مهم این است که در این گزارش باید صفحات اکسل را با همدیگر لینک کنید؛ مثلاً نباید سلول فروش در صورت سود و زیان را دستی وارد کنید؛ بلکه باید آن را از صفحۀ ریز فروش که ممکن است به تفکیک کالا یا تأمین‌کننده یا مراکز فروش یا مشتری باشد، پر کنید. به این ترتیب، هروقت ریز فروش را تغییر دهید، صفحۀ سود و زیان هم به‌صورت خودکار به‌روز می‌شود.
گام سوم
در آخر اینکه که باید صفحات اکسلتان را در این گزارش به همدیگر لینک کنید؛ مثلاً برای پرکردن سلول فروش در «صورت سود و زیان» نباید آن را دستی وارد کنید؛ باید آن را از صفحۀ ریز فروش که ممکن است به‌تفکیک کالا یا تأمین‌کننده یا مراکز فروش یا مشتری باشد، پر کنید. به این ترتیب، هروقت آن ریز فروش را تغییر می‌دهید، صفحۀ سود و زیانتان هم به‌صورت خودکار به‌روز می‌شود.
این یادداشت یک شروع برای توضیح درباره گزارشات مدیریتی بود، در یادداشت های آینده باز هم درباره این گزارشات حرف خواهم زد.
