بستن حساب ها و دغدغه های مدیران مالی

اگر حسابدار هم نباشید، حتما تا حالا حداقل یکبار اسم بستن حسابها به گوشتان خورده است.
معمولا در روزهای آخر سال هر وقت از حسابدارها می پرسی چه خبر؟
همه پاسخ می دهند: داریم حساب ها را می بندیم! اما منظور از بستن حساب ها چیست؟

اگر بخواهم با مثال توضیح دهم، باید به شما آخرین جلسات کلاس های دانشگاه را یادآوری کنم،
همان جلساتی که استاد مروری بر کل ترم داشت و نکات کلی را تاکید می کرد.

یعنی آخرین مرحله قبل از اینکه امتحان بدهید،
شما نیاز به یک بررسی عمیق کل موضوعات داشتید،
بستن حساب ها هم همین کارکرد را در حسابداری دارد.
بگذارید مثال دیگری بزنم، در فرودگاه وقتی که کانتر پرواز بسته می شود،
به معنی این است که تمام مسافران در هواپیما نشته اند،
و خلبان، مهندسین پرواز و خدمه ی آخرین کنترل ها را قبل از پرواز انجام می دهند.

خیلی از این چک کردن ها را ما نمی بینیم،
اما تا این کنترل ها انجام نشود، برج مراقبت اجازه پرواز نخواهد داد.
خب ما در حسابداری هم قبل از تهیه صورت‌های مالی نیاز به اینچنین کنترل هایی داریم.

بستن حساب های موقت یک شرکت

حالا که با کلیت موضوع آشنا شدید، بهتر است کمی تخصصی تر در این مورد صحبت کنم.
منظور از بستن حساب ها، بستن حساب های موقت یک شرکت و انتقال حساب های دائمی به سال بعد می باشد،
که این کار با سندهای معروف سود و زیان و اختتامیه انجام می شود.
اما در معنی یی کلی تر و فراگیرتر بستن حساب ها یک اصطلاح بین حسابدارها یا بهتر بگویم مالیچی هاست
که منظور از آن اتمام فرآیند تهیه صورت های مالی است.

صورت های مالی به عنوان مهم ترین سند هیئت مدیره و مدیرعامل باید
در جلسه مجمع سالانه در اختیار سهامداران قراربگیرید،
این سند به نوعی کارنامه ی عملکرد مدیریت است.
طبق قوانین ایران، مجمع عمومی صاحبان سهام باید تا ۴ ما پس از اتمام سال مالی برگزار شود،
برای همین حسابداران بلافاصله بعد از پایان سال مالی(معمولا پایان اسفند) شروع به تهیه این گزارش می کنند.

تهیه صورت مالی

برای تهیه صورت های مالی نیاز به یک سری از اقدامات از قبیل انبارگردانی،
محاسبه ذخایر و صدور تمام اسناد سال است.
در این فرآیند تمام اسناد دوباره بررسی می شوند،
البته این بررسی از طریق سندرسی نیست
بلکه بیشتر این کار از طریق کنترل مانده حساب ها انجام می شود.

در بررسی یک مانده حساب به مواردی از جمله، کنترل ماهیت،
مطابقت با سایر سیستم های اطلاعاتی نظیر سیستم های فروش، انبار،
اموال و خزانه و بررسی تغییرات نسبت به سال قبل، توجه می کنند.
همانطور که در بالا گفتیم، قبل از شروع فرآیند تهیه صورت های مالی باید تمامی اسناد صادر،
توسط افراد ذیصلاح کنترل و بایگانی شده باشند.

اما در موارد زیادی پیش می آید که همزمان با فرآیند بستن حساب ها،
واحدهای مختلف حسابداری در حال تنظیم و صدور آخرین اسناد خود هستند.
بنابراین وجود یک هسته مرکزی کنترلی و هماهنگی بین اعضای یک تیم مالی بسیار مهم است.

طبیعی است با توجه به عجله ی مدیران شرکت برای برگزاری مجمع و توامان پاسخگویی به حسابرس بابت کنترل صورت های مالی و همچنین رسیدگی های گاه و بی گاه سازمان های دولتی،
همیشه حسابداران را برای تهیه صورت های مالی با چالش زمان کم مواجه کرده است.

بنابراین بهترین کار این است که بخش عمده ای از کارهای کنترلی در طی سال انجام شود،
یعنی اینکه پس از هر ماه، فرآیند بستن حساب های یک ماهه انجام شود.
با این کار در پایان سال مالی، فقط یک ماه نیاز به کنترل های دقیق دارد
و برای بقیه سال یک کنترل اجمالی کفایت می کند.
بدیهی است شرط کنترل اسناد ماهانه، مسلتزم صدور به موقع تمام اسناد، تایید و تحویل آن ها به بایگانی است.
همچنین باید امکان ویرایش اسناد فوق مسدود شود.

برنامه ای منظم برای بررسی حساب ها

اما بررسی حساب ها باید دارای برنامه ای منظم و مدون باشد،
منظور از مدون این است که باید برای فرآیند رسیدگی یک چک لیست تهیه کرد
و هر ماه توسط آن چک لیست، کار کنترل را انجام داد.

این چک لیست ابتدا می تواند بر اساس تجارت قبلی مدیر مالی تهیه شود
و هر ماه با برخورد با اشتباهات و نقاط پر ریسک،
چک لیست مذکور را اصلاح کرد،
تا پس از چند ماه به یک چک لیست کامل و جامع دست یافت.

نکته ی دیگری که در مسئله ی بستن حساب ها
و به تبع آن در تهیه صورت های مالی همیشه مشکل ساز و وقت گیر است،
مسئله ی تفاوت طبقه بندی مورد استفاده شرکت ها و طبقه بندی استاندارد است.
معمولا هر شرکتی کلیت کدینگ خود را بر اساس استانداردها تهیه می کند،
اما این کدینگ در جزئیات با طبقه بندی استاندارد تفاوت های فاحشی دارد،
بنابراین پایان هر سال باید زمان زیادی صرف اصلاح طبقه بندی کرد.

یکی از کارهایی که در ابتدای سال مالی باید مورد توجه قرار گیرد،
همسان کردن کدینگ شرکت با کدینگ استاندارد است.
با این کار ضمن شفاف شدن تراز حساب ها، روند تهیه گزارشات نیز تسهیل می یابد.
همچنین برای حسابرس هم این مزیت را دارد که با دید بهتری حسابرسی می کند.

هماهنگی بین افراد یک تیم مالی برای بستن حساب ها

همانطور که در بالا اشاره کردم هماهنگی بین افراد یک تیم مالی در فرآیند بستن حساب ها نقش مهمی دارد.
بنابراین مهم است که در شروع هر مرحله از این فرآیند تمام افراد تیم را با اهداف،
برنامه و زمان بندی فرآیند آشنا کنیم.

برای همین همی شه داشتن یک جلسه هماهنگی توصیه می شود.
همچنین باید یک نفر به عنوان هماهنگ کننده
و جمع آوری کننده مدارک و مستندات و تهیه صورت های مالی انتخاب شود.
این کار هم می شود توسط تیمی کوچک متشکل از دو یا سه نفر از کارشناسان انجام شود،
اما به هر صورت هرچقدر این تیم کوچک تر باشد، انسجام آن ها بهتر است.

یادمان باشد که در کنار تهیه صورت های مالی،
امور مالی موظف به تهیه گزارشات هیئت مدیره به مجمع عمومی نیز است.
همین‌ طور در پایان کار تهیه صورت های مالی باید به فکر اظهارنامه مالیاتی هم باشیم.
بنابراین بهتر است تهیه این گزارشات هم با هماهنگی و در کنار صورت های مالی تهیه شود.
این کار دو مزیت دارد، اول گزارشات فوق از لحاظ اطلاعات یکسان می شوند
و دوم اینکه با توجه به یکی بودن کلیت محتوای آن ها، از دوباره کاری جلوگیری می شود.

صحبت از کار مالی و به خصوص داستان بستن حساب ها می تواند خیلی جزئیات بیشتری داشته باشد.
فعلا تا همین جا پسنده می کنم.
شما هم برای من از تجربیات و اقدامات خود در این زمینه بنویسید.

مطلب “قانونی که همیشه عقب می ماند” می تواند برای شما مفید باشد.