۸ راهکار افزایش تمرکز در محیط کار

آیا با ۸ راهکار افزایش تمرکز در محیط کار آشنا هستید؟ اصولا چرا ما اشتباه می کنیم؟
به نظر خیلی ها دلیل آن وجود استرس و عدم تمرکز در کارهاست.
همه ی ما ممکن است اشتباه کنیم و صِرف اشتباه کردن نباید باعث شود که ما نگران شویم.

یادداشتی در مورد استرس و تمرکز در کار

همه ی ما ممکن است اشتباه کنیم.
اشتباه حداقل در حسابداری پذیرفته شده است و حتی برای آن استاندارد وجود دارد.
بنابراین اشتباه کردن امری طبیعی است و صِرف اشتباه کردن نباید باعث شود که ما نگران شویم
و به قول حضرت حافظ: دامنی گر چاک شد در عالم رندی چه باک / جامه ای در نیک نامی نیز می باید درید.

البته تکرار یک اشتباه، سهل انگاری نام دارد و گاهی همین اشتباهات کوچک، ممکن است به ایی گزاف داشته باشند و البته هر اشتباهی قابل پذیرش نیست.

اما اصولا چرا ما اشتباه می کنیم؟
به نظر خیلی ها دلیل آن وجود استرس و عدم تمرکز در کارهاست.
من در این یادداشت می خواهم در مورد ۸ تکنیک بنویسم که به شما کمک می کند در محیط کار تمرکز خود را بالا ببرید

دوست داشتن کار

بنظرم مهم‌ترین عامل در ایجاد تمرکز این است که کار خود را دوست داشته باشیم.
وقتی کاری را بدون علاقه و بدون انگیزه انجام می دهیم،
طبیعتا از تمام توانایی ذهنی خود استفاده نخواهیم کرد.
و بخش عمده ای از فکر ما مشغول مبارزه منفی با عملکرد می شود.
بنابراین باید کوشش کنیم کاری را که انجام می دهیم دوست داشته باشیم.
تا مادمی که این اتفاق نیفتد هر روز اشتباهات ما بیشتر و بیشتر می شود.

محیط کار

چرا ما به تزئین خانه هایمان اهمیت می دهیم؟
هماهنگ کردن رنگ قالی و مبل ها برای ما مهم است؟
چرا زوج های جوان برای جزئیات جهیزیه آن قدر وقت می گذارند؟
همه ی اینا برای اهمیتی است که برای محیط زندگی خود می دهیم.
در یادداشتی دیگر در مورد آراستگی در محیط کار مفصل صحبت کرده ام
که چرا خیلی از ماها بدترین لباس های خود را در محل کار می پوشیم.

این ریشه در عدم تعهد، علاقه و توجه به کار است که صحبت درباره آن را به یادداشتی دیگر واگذار می کنم.

 طبیعی است وقتی که محیط کار ما آشفته، نا مرتب، کثیف، نامنظم و زشت باشد،
خود همین برای ما استرس زاست و موجب عدم تمرکز می شود.
بارها دیده ام که مثلا یکی از پایه های کی بورد کسی شکسته بوده،
اما او ماه ها کوششی برای درست کردن آن نگرفته است.
یا مثلا اگر کمد یا کشوهای میز اکثر کارمندان ایرانی را بگردید،
حتما با مجموعه ی زیادی از خرت و پرتها مواجه می شوید که او اصلا از آن ها خبر ندارد
و چه بسا آن ها مربوط به کارمنده ای قبلی باشند.

طبیعتا یک کارمند شاید نتواند در مورد محیط سازمانی خود اعمال نظر کند.
مثلا اگر در شرکتی رنگ تمام دیوارها خراب شده است،
این مسئله در حیطه اختیارات و توان کارمند نیست،
اما وجود یک میز مرتب، منظم و با سلیقه حتما در حوزه توانایی او است.

بنابراین اگر ما همیشه میز مرتبی داشته باشیم، گوشه ای از میز را به یک عکس خانوادگی یا یک یادگاری کوچک اختصاص دهیم،
کنار پنجره اتاق یک گل بگذاریم و برای مدارک و اسناد خود زونکن های مرتبی داشته باشید،
طبیعتا همه ی اینها باعث ایجاد تمرکز در کار می شوند.

نظم در ارتباطات

 خیلی از مشکلات مربوط به عدم تمرکز به خود ما بر نمی گردد، بلکه به افرادی که با آن ها در ارتباط هستیم مربوط است.
مثلا اگر کسی که مسئول جابجایی مراسلات در شرکت است،
مدارک مربوط به شما را نامرتب تحویل دهد، مطمئنا شما نیز به مشکل برمی خورید.
یا مثلا همکاری که مرتب برای گپ زدن جلوی میز شما می ایستد، خود عامل مهمی در افزایش استرس شماست.

بنابراین شما باید به همکارانتان و اسنادتان نظم و ترتیب بدهید.
مثلا در مورد ساعتی که مراسلات باید برای شما ارسال شود با شخص مسئول هماهنگ کنی.
همچنین برای نظم دادن به کاره ای روزانه می توانید از کارتابل یا کازیه استفاده کنید وموارد دیگر.

برنامه ریزی

همیشه معتقدم که اگر فردی برای خود برنامه ریزی نکند، دیگران برای او برنامه ریزی خواهند کرد.
برنامه ریزی عامل مهمی در تسلط و تمرکز در کار است.
با برنامه شما قادر خواهید بود به خوبی بر امور محوله مسلط شوید و بدون استرس کارها را انجام دهید.
شما همیشه می توانید برنامه ریزی های خود را اصلاح کنید و در دفعات بعدی آن را ارتقا دهید.
برنامه ها می توانند ماهانه، هفتگی و یا حتی روزانه باشند.
با برنامه شما همیشه مطمئن خواهید بود که تمام کارهایتان را انجام خواهید داد.

تقویت راههای حل مسئله

حتما تا حالا درباره مهارت های نرم شنیده اید! مهارت های نرم را مجموعه ای از مهارت های ارتباطی،
هوش هیجانی و فردی می دانند، که باعث رشد و ارتقای افراد در کار و به طور کلی جامعه خواهد شد.
یکی از این مهارت ها، توانایی حل مسئله است.

ما اگر قادر نباشیم مشکلات و مسائل خود را در محیط کار رفع کنیم، بنابراین قادر نخواهیم بود که بر استرس خود فارغ شویم.
از جمله راه هایی که به حل مسائل کمک می کند، نوشتن مشکل و ترسیم مسائل مربوط به آن است.
برای نمونه بعضی از اساتید، برای آموزش ثبت های حسابداری، از واژه کروکی استفاده می کنند.
به این معنی که دانشجو را وامی دارند که قبل از پاسخ به سوالات، نسبت به ترسیم رویداد مورد نظر اقدام کند.
نوشتن و ترسیم مسائل، همیشه به ایجاد تمرکز کمک می کند.

پیش بینی وقایع

اکثرا وقتی از کسی می پرسم که چه مواقعی استرس می گیرید،
در پاسخ به خواسته های مدیر یا مدیران بالادستی اشاره می کنند.
مثلا یکی می گفت: من آدم استرسی یی نیستم،
اما وقتی مدیرم بالای سرم می ایستد یا مرتب بابت گزارشی پیگیری می کند،
استرس تمام وجودم را می گیرد.

خب در پاسخ به این دسته از افراد باید گفت، شاید ما نتوانیم رفتار مدیرمان را تغییر دهیم،
اما حداقل می توانیم عادات، سلایق و خواسته های او را شناسایی و بر اساس آن ها، رفتار او را پیش بینی کنیم.
مثلا ممکن است شما متوجه شوید که اول هر ماه مدیر گزارشات خاصی در زمینه‌ نقدینگی خواهد خواست،
یا یک روز قبل از جلسه هیئت مدیره ی ماهانه،
ریز اطلاعات بدهکاران یا بستانکاران تجاری را پیگیری می کند.

بنابراین شما باید با دقت در رفتار مدیر مربوطه و پیش‌ بینی آن ها،
تا حدودی خود را آماده ی اجرای آن خواسته ها کنید.
طبیعی است باید از گزارشات خود همیشه نسخه پشتیبان تهیه کنید و برای گزارشات مشابه، از اول چرخ را اختراع نکنید!

چک لیست

در اولین تجربه کاری ام، این شانس را داشتم که در یکی از پروژه ‎های شهرستان یک شرکت بسیار سازمان یافته کار کنم.
چیزی که در قسمت های تعمیر و نگهداری عرف بود، چک لیست بود،
مثلا اگر ماشینی برای سرویس دوره ای به تعمیرگاه می رفت،
بر اساس نوع ماشین و چک لیستی از قبل تایید شده،
تمام مراحل سرویس انجام می شد.
حتی در قسمت کامپیوتر هم هنگام هرگونه درخواست، کارها بر اساس چک لیست انجام می شد.
از آن جا بود که من به اهمیت چک لیست در کاره ای مخصوصا تکراری پی بردم.

اگر فکر می کنید جزو افرادی هستید که دائما اشتباه می کنند، و یک اشتباه را چند بار تکرار می کنند، حتما برای هر وظیفه ی خود یک چک لیست درست کنید. مثلا برای یک سند حسابداری چک لیست می تواند شامل کنترل:

مستندات
کنترل شرح سند
تاریخ سند
کنترل مبالغ با ضمائم سند
کده ای معین
کنترل کده ای تفضیل

باید به یاد داشته باشید که بعد از هر اشتباه غیرتکراری،
آن اشتباه را به صورت یک کنترل درآورده و در چک لیست خود بگنجانید،
مثلا: کنترل امضا مدیریت در برگه ها!

زودتر سر کار رفتن

شما هم وقتی به مسافرت می روید به اصطلاح آب به آب می شوید؟
این مسئله به خاطر تفاوت ارتفاع، دما،
رطوبت و به طور کلی آب و هوای متفاوت مبدا و مقصد است.
من اعتقاد دارم که این وضعیت برای ما در هر گونه جابه جایی رخ می دهد،
اما به خاطر تفاوت‎ه ای بسیار کم اصلا ما متوجه این موضوع نمی شویم. مثلا حتما محیط خانه با محیط محل کارمان تفاوت های زیادی دارد
و نه تنها چیزه ایی که مثل دما بلکه حتی اتمسفر آن نیز متفاوت است.
بنابراین به نظرم نه تنها بدن‌، بلکه ذهن‌ هم نیاز دارد تا خود را با محیط جدید سازگار کند.

اگر شما جزو افرادی هستید که استرس زیادی در محل کار دارید،
به شما پیشنهاد می کنم که حتما صبح ها کمی زودتر از بقیه به محل کار بروید و قبل از اینکه بقیه همکارانتان در شرکت حاضر شوند،
میز خود را بازبینی کنید، یک چایی بخوردید،
برنامه ی روزتان را مرور کنید و از خلوتی و سکوت شرکت برای تمرکز استفاده کنید.

مواردی که در بالا گفته شد بر اساس تجربه شخصی خودم نوشته شده اند و الزاما پایه علمی، روان شناسی یا مطالعاتی ندارند.
خوشحال می شوم اگر شما هم تجربه ای از این دست دارید، با من به اشتراک بگذارید.