حسابداری اموال چیست و نکات مهم آن

حسابداری اموال موضوع مهمی که همیشه سوال های زیادی راجع به آن وجود دارد!
در این پست تصمیم گرفتم برخی از آنها را به صورت پراکنده پاسخ دهم. پس با هم برخی از نکات مهم را بحث می کنیم:

شناسایی اموال

همیشه این سؤال پیش می آید: «اموال را بر چه مبنایی شناسایی کنیم؟
آیا قیمت را باید بالاتر از فلان عدد بگذاریم؟ آیا باید نوع و جنس اموال را هم ببینیم؟»
در شناسایی اموال، همیشه باید تناسبی بین ماهیت و مبلغ باشد؛
مثلاً یک سینی پذیرایی شرکت هرچقدر هم که قیمتش زیاد باشد، به عنوان اموال شناسایی نمی شود؛
ولی در صورتی که یک ماشین‌حساب حداقل دوسه سال کار کند،
حتی اگر قیمت کمی هم داشته باشد، به عنوان اموال شناسایی می شود.

البته برخی شرکت ها حد تعیین کردند؛ مثلاً می گویند اموال حتما باید بیشتر از صدهزار تومان باشد.
به هر حال به نظرم تناسب و موازنه ای که بین مبلغ و ماهیت جنس هست، تعیین می کند چه چیزی اموال است و چه چیزی اموال نیست.

دارایی در جریان ساخت

برای درک دارایی در جریان ساخت، به این مثال توجه کنید: وقتی ساختمانی را می خرید،
به فروشنده پول می دهید و او هم کلید ساختمان را به شما می دهد؛ اما ساخت و ساز ساختمان با خرید ساختمان فرق می کند.
وقتی می خواهید ساختمانی را بسازید، باید زمین ساختمان را بخرید، مجوزهایش را بگیرید،
مهندس بیاورید، بنّا بیاورید، کارگر بیاورید، مواد و مصالح بخرید و …

برای اینکه از «دارایی در جریان تکمیل» استفاده کنید، وقتی می خواهید ساختمان بسازید، برای تمام هزینه هایی که می کنید،
سرفصلی به نام «دارایی در جریان تکمیل» درست کنید؛
آنگاه تمام هزینه ها را از قبیل هزینه های هزینه های اداری و تشکیلاتی و خدماتی را در آن وارد کنید.

مثلا هزینه عوارض شهرداری، مجوزهای شهرداری، دستمزد معمار و بنّا و نقاش و کارگر و برق کار و هزینه های خرید بلوک و سیمان و آجر و شیشه را در آن وارد کنید.
هیچ کدام از این هزینه ها هزینه جاری نیست؛ چراکه می خواهید برای دارایی تکمیل کنید.

وقتی تمام هزینه های ساخت را پرداختید و ساختمان تکمیل و آماده استفاده شد و دیگر برایتان هزینه ای نداشت،
آنگاه حساب «دارایی در جریان تکمیل» تکمیل شده است.
اینجاست که باید این حساب را بستانکار کنید و یک دارایی به نام «ساختمان» ایجاد کنید.
با این روش تمام هزینه های شما برای دارایی انجام شده است.

حسابداری اموال

حسابداری اموال چیست؟ چرا به سیستم اموال احتیاج داریم؟ مثلاً وقتی یک صندلی یا لپ تاپ می خریم، باید آن را در حساب دارایی ثابت اموال ببریم؛ چون این دارایی ها در آینده برایمان منفعت دارد؛ چراکه یک لپ تاپ حدودا پنج سال کار می کند، یک صندلی حدودا سه سال کار می کند.

برای اینکه این خریدها را در حساب دارایی ثابت یا اموال ببریم، به یک سیستم جداگانه ای نیاز داریم که جزئیات اموال را ثبت کند.
با توجه به اینکه اموال زیاد است و سیستم حسابداری قادر نیست جزئیات را ثبت کند و اصلاً هم کارش این نیست، باید سیستم دیگری را به نام حسابداری اموال ایجاد کنیم.

این سیستم نباید همانند سیستم حسابداری معمولی باشد که فقط یک آرتیکل بزنیم؛ بلکه باید به گونه ای باشد که بتوانیم ابتدا به اموال کد بدهیم و برای هرکدام شرح کامل بنویسیم؛ مثلاً ممکن است در سیستم حسابداری معمولی تحت عنوان «خرید یک عدد کامیون ایسوزو» سند بزنیم، ولی دیگر مشخص نباشد که این ایسوزو چند تن است.

اما در سیستم حسابداری اموال باید برایش یک شرح کامل و تخصصی بنویسیم، محل نگهداری اش را بنویسیم، مبلغش را بنویسیم، درصد استهلاکش را حساب کنیم که استهلاکش به چه شکل است، نزولی است یا خط مستقیم است و استهلاکش چند ساله و چند درصد است.

حسابداری معمولی

هر چقدر هم جزئیات داشته باشد،باید جزئیاتش را وارد کنیم.
بله، ممکن است در سیستم حسابداری معمولی، دارایی را به تفصیل محل ثبت کنیم؛ مثلاً ثبت کنیم که فلان دارایی در مرکز اهواز است؛ اما در سیستم حسابداری اموال، تفصیل شهر را هم می نویسیم، مثلاً می نویسیم فلان دارایی در ساختمان اداری یا انبار اهواز است؛ یعنی جزئیات اموال را هم می نویسیم.

وقتی می خواهیم تاریخچۀ مالی پنج سال قبل را ببینیم و اموال گردانی کنیم، باز هم سیستم حسابداری معمولی توانایی خوبی ندارد؛ پیوسته باید ریزجزئیات را بررسی کنیم، آن هم فقط در صورتی که حسابدار به خوبی اطلاعات را وارد کرده باشد کمی موفق هستیم.

ولی سیستم حسابداری اموال همانند سیستمی که جزئیات ثبت می کند، تمام ریزاطلاعات را در خودش نگهداری می کند و مرجع است. خلاصۀ کلام اینکه سیستم حسابداری اموال به‌عنوان یک پایگاه و مرجع عمل می کند و جزئیات مفصل دارایی ها را نگهداری می کند.

هماهنگی سیستم اموال

شرکت کوچکی را فرض کنید که یک حسابدار دارد و او کارهای سند هزینه ها و تعرفه ها را انجام می دهد و چک می نویسد و دارایی ها را ثبت می کند. چنین شرکتی اصلا سیستم اموال ندارد؛‌ چون همه کارها با یک فایل اکسل انجام می شود؛ ولی در شرکت های بزرگ تر هماهنگی اموال بین کارشناس حسابدار اموال و کارشناسانی که هزینه ها را ثبت می کنند چالش مهمی است.
برخی از کارشناسان هزینه در واحد مالی یا خزانه اند، برخی در واحد هزینه یا حسابداری فروش هستند، برخی در واحد تدارکات اند، برخی در انبار اداری اند، در نهایت بین این مجموعه کارشناسان، هماهنگی لازم است.

فرض کنید یک کارشناس سند هزینه ثبت می کند و جمع دار اموال یا مسئول اموال آن را در سیستم ثبت می کند؛ با این حال وقتی یک میز را برای واحد تدارکات می خرند، فردای آن روز بدون آنکه به کارشناس اموال اطلاع بدهند،
میز را از واحد تدارکات به واحد بازرگانی منتقل می کنند.

این یعنی هماهنگی تعریف نشده که برای انتقال میز یا پس دادن آن باید به کارشناس اموال اطلاع داده شود یا کارشناسی که سند می زند،
به جای اینکه آن میز را در اموال ببرد،
آن را داخل هزینه می برد (ثبت می کند) و شرحش را به گونه ای می نویسند
که وقتی کارشناس اموال یا جمع دار به آن نگاه کند،
متوجه نمی شود که آن هزینه، اموال است؛
در نتیجه برای پیشگیری از چنین مشکلاتی به آموزش و هماهنگی نیاز است.

آموزش کارمندان

باید کارمندان آموزش ببینند و مطابق آموزش عمل کنند و کارکرد آن ها ارزیابی شود تا کاملا کارمندان بدانند چگونه اموال را خرید و جا به جا کنند.
گاهی یک کارمند از مدیر بالادستی مجوز می گیرد و اموالی را می فروشد.
یک ماه بعد تازه حسابدار اموال می فهمد که این فروش انجام شده است.
در حالی که هرگونه نقل و انتقال و خریدوفروش را باید کارشناس اموال یا درست تر بگویم جمع دار اموال بداند.

خلاصه اینکه مشکل اصلی در زمینه اموال شرکت های بزرگ، هماهنگی است.
برای رفع مشکل باید این سه کار صورت بگیرد:

۱. تمام جزئیات نقل‌وانتقال و خریدوفروش اموال، با جمع دار اموال هماهنگ شود؛
۲. کارمندان آموزش ببینند؛
۳. بر عملکرد کارمندان نظارت شود و ماهانه یا سالانه ارزیابی شود.

نکته: همیشه می گوییم هنگام انبارگردانی، یک مرتبه هم اموال گردانی شود تا مشکلات مشخص شود؛
مثلاً مرکزی که شعبه های متعدد دارد یک صندلی می خرد و به جمع دار اموال هم اطلاع می دهند.
او هم ثبت می کند و برایشان پلاک می فرستد؛ اما در اموال گردانی متوجه می شوند آن پلاک ثبت نشده است.

چهار حساب معین در پیش پرداخت ها

ما پول می دهیم و کالا یا خدماتی را دریافت می کنیم.
یک برنامه توافقی را خودمان ایجاد کردیم و گفتیم هر پولی که برای کالا یا خدمات پرداخت می کنیم، آن را در پیش پرداخت می بریم و بعد فاکتورش را می گیریم و از پیش پرداخت خارج می کنیم و در جای خودش می بریم؛
از این رو برای خودمان در پیش پرداخت ها چهار معین تعریف کردیم:
۱. پیش پرداخت خرید کالا؛
۲. پیش پرداخت خرید خدمات؛
۳. سایر پیش پرداخت ها؛
۴. پیش پرداخت سرمایه ای.

باید بتوانیم هر یک از این ها را تشخیص بدهیم.

پیش پرداخت خرید کالا و سرمایه ای

مهم ترین تشخیص، تشخیص بین پیش پرداخت خرید کالا و پیش پرداخت سرمایه ای است.
اگر می خواهیم کالایی را بخریم و بعد آن را هزینه کنیم، آن را باید در پیش پرداخت خرید کالا ببریم؛ مثلاً وقتی می خواهیم یک کالای مصرفی مثل لباس پرسنل یا کیسۀ زباله به اندازه یک سال بخریم، آن را در پیش‌پرداخت خرید کالا می آوریم تا در انبار اداری سند مصرف بخورد و در هزینه ها برود؛ ولی اگر خواستیم کالایی مثل تلویزیون بخریم که جنبۀ اموال دارد، آن را در پیش پرداخت سرمایه ای می بریم.

به بیان دیگر اگر پس از خرید و تحویل کالا، قرار است آن کالا هزینه شود، آن را در پیش پرداخت خرید کالا می بریم و اگر قرار است به بخش اموال برود، آن را در پیش پرداخت خرید سرمایه ای می بریم.

خرید خدمات هم که مشخص است.
زمانی که پیش پرداختی را به شخصی می دهیم تا از او خدمات بگیریم، آن هزینه را به بخش خرید خدمات می بریم؛ مثلاً به پیمانکار پول می دهیم که مهندس مشاوری بیاید تا میزان آلایندگی انبارها را بررسی کند.
آن مهندس که چیزی نمی سازد، او قرار است گزارش خدماتی ارائه کند؛ پس این هزینه را به بخش خرید خدمات می بریم.

ممکن است بپرسید: «اگر به یک شرکت مهندسی یا پیمانکاری پول بدهیم تا یک چیزی بسازد، آن هزینه را در کدام بخش ببریم؟ ببریم در بخش سرمایه یا در بخش خرید خدمات؟» می گویم: «هیچ‌کدام! باید ببرید در پروژۀ در جریان ساخت که قبلاً درباره اش صحبت کردم.»
این پروژه در جریان ساخت و پیش پرداخت سرمایه ای، هردو زیرمجموعه اموال است؛
یعنی به هر دو کدهای اموال و کدهای دارایی ثابت تعلق می گیرد.

پیشنهاد برای مغایرت گیری های ماهانه

فرض کنید در طی ماه، یک سری خریدها یا تعمیرات اساسی انجام می دهم، یا یک سری دارایی در جریان تکمیل داریم که قرار است به اموال تبدیل شوند.
فرقی نمی کند این هزینه ها را با با چک پرداخت کرده باشم یا با تنخواه، به هرحال پایان ماه یک پرینت از کدهای اموالم می گیرم.

علی و تقی و نقی هم در واحدهای مختلف شرکت سند صادر کرده اند.
یک پرینت هم از سرفصل هزینه ها می گیرم؛ چون مبحث شناسایی اموال همیشه یک بحث خیلی مهم بوده است؛ مثلاً این موضوع پیش می آید که ما کمپرسور خریدیم، آیا اموال است یا نه؟ تلفن خریدیم، آیا اموال است یا نه؟
(قبلاً در این باره صحبت کردیم که چه چیزی اموال هست و چه چیزی اموال نیست.)

دانه دانه هزینه ها را که امکان دارد اموال در آن رفته باشد بررسی می کنیم؛
مثل سرفصل هزینۀ ساختمان و سرفصل هزینۀ تأسیسات و هزینه اثاثه و منصوبات.
اطمینان حاصل می کنیم هیچ سندی برای چیزهایی که ماهیت اموال دارند نخورده است.
اگر شک داشته باشیم، بررسی می کنیم.
اگر اشتباه داشتند، اصلاح می کنیم و آن را در اموال می آوریم.

حالا چه اتفاقی می افتد؟ ما یک پرینت از کد اموالمان داریم که یک یک در آن ثبت شده است.
اگر اطلاعات خود سند کافی بود، بسیار خوب است؛ اما اگر کافی نبود، خود سند را می آوریم و دانه دانه آن ها را وارد سیستم اموالمان می کنیم.

کارشناس حسابداری اموال

وقتی دیگر کارمندان در حسابداری سند زدند، باز هم بهترین کار و کار حرفه ای و تکنیکی این است که دانه دانه سندها را دربیاوریم و ببینیم؛
چون ممکن است دقتی که کارشناس حسابداری اموال در واردکردن سند دارد،
‌کارشناس حسابداری هزینه نداشته باشد و به بقیۀ نکات توجه نکرده باشد، که مثلاً نیاز هست جزئیات دیگری هم لازم باشد؛
مثلاً وقتی یک تلویزیون خریداری می شود، ممکن است کنارش قطعه دیگری هم داشته باشد، آن قطعه را هم باید جداگانه شناسایی کند و یک یک آن ها را وارد سیستم کند و کد بدهد.

یک لیست اموال دارید.
حالا این لیست اموالتان در خود سیستم حسابداری، بین اثاث ها و ساختمان و ماشین آلات و ابزارآلات و زمین و هرچه در دارایی ثابت ثبت کردید، تقسیم شده است.
آن را هم کنترل می کنید تا همه در طبقۀ خودش قرار گرفته باشد و باز هم کنترل می کنید همه در محل خودش قرار گرفته باشد.

مثلاً اگر یک آپارتمان خریدید، اول باید در ساختمان برود؛ سپس در مرکز اهواز و تفصیل اهواز برود و در انتها مبلغش هم مطابق با سندی باشد که خریدید و مبنای مطمئنی داشته باشد.
حالا این ها را با جزئیات در سیستم اموالتان به طور ردیفی ثبت کنید؛ یعنی کد بدهید و اگر لازم باشد، مشخصات بسیار کامل تری مثل متراژ و شماره سند رسمی را هم ثبت کنید.

ثبت جزئیات در حسابداری

در سیستم حسابداری اصلا نیاز نداریم بفهمیم آپارتمان چند متری است؛
اما برای ثبت جزئیات این کار را می کنیم و متراژ را ثبت می کنیم و نشانی ساختمان را می نویسیم؛
یعنی هرچه بخواهیم جزئیات ثبت می کنیم؛ چون در نهایت این ها جزو مایملک شرکت و سهامدارهاست؛
پس هرچه اطلاعات داشته باشیم خوب است و یک موقعی به دردمان خواهد خورد؛
مثلاً وقتی می خواهیم زمین را بفروشیم اطلاعات متراژ و نشانی زمین را داریم یا وقتی کالایی را می فروشیم،

اطلاعات گارانتی و مشخصات جزئی آن را داریم.
این ها را می توانیم در بخش توضیحات سیستم اموال که معمولاً سیستم های اموال دارند، ثبت کنیم.
همچنین نرخ استهلاکش را مشخص و ثبت کنیم.
وقتی این کار را انجام دادیم، پایان ماه که می شود سند استهلاکش را می زنیم.

معمولاً خود سیستم اتوماتیک استهلاک را حساب می کند و ذخیره می گیرد و سند میزند و همه کارها را انجام می دهد.

آنچه مهم است این است که در نهایت پایان ماه پس از ثبت مالی، باید مانده دارایی ثابت سیستم حسابداری شما با مانده سیستم اموال هم خوانی داشته باشد و همچنین مانده ذخیره استهلاک با مانده ذخیره سیستم حسابداری هم خوانی داشته باشد.

(می توانید روش محاسبه استهلاک را در اینجا بخوانید)

مخارج و بها

در حسابداری صنعتی می گوییم که پرداخت ها یا هزینه است یا بها.
هزینه هایی مثل هزینۀ اداری تشکیلاتی هزینه است و هزینه هایی مثل دستمزد مستقیم، بها است؛
مثلاً حقوق کارگری که در خط تولید کار می کند و حقوقش در بهای تمام شده کالایی که می سازد، حساب می شود، بها است؛
اما حقوق کسی که حسابدار است و در دفتر مرکزی کار می کند هزینه است.

مخارج سرمایه ای و مخارج غیرسرمایه ای (هزینه)

اگر من یک دارایی داشتم، مثلاً یک ماشینی داشتم و رفتم روغنش را عوض کردم یا ماشین را به کارواش بردم، این هزینه است؛ چون مصرفی است؛
اما اگر ماشینی را که ده سال کار کرده است،
به تعمیرگاه بردم و رادیاتش را عوض کردم یا گیربکسش را عوض کردم،
این مخارج سرمایه و تغییرات اساسی است؛
چراکه به عمر مفید آن ماشین افزوده می شود.

پس این هزینه ها را در کدهای دارایی ثابت سند می زنیم و در سیستم اموال، تحت عنوان تعمیرات اساسی به دارایی اصلی اضافه می کنیم.

همین طور اگر برای کارخانه مثلا پول آب بدهیم باید آن را به هزینه منتقل کنیم.
اما اگر برای کارخانه لوله کشی انجام دهیم، این هم جزء تعمیرات اساسی است و آن را باید به بهای دارایی اضافه کنیم.
زمانی هست که مثلا یک ساختمان به کارخانه اضافه می کنیم، این هم جزو هزینه های سرمایه ای است و باید در بهای دارایی ثابت به عنوان گسترش و الحاق اضافه شود.

فروش دارایی

فرض کنید یک پرینتر دارم که آن را صد هزار تومان خریده ام.
استهلاک انباشته اش هشتا هزار تومان شده است؛
پس درنتیجه قیمت دفتری اش، بیست هزار تومان است.
من این را مثلاً به مبلغ سی هزار تومان می فروشم و سندش هم می شود بانک به من سی هزار تومان بدهکار می شود.

پرینتر که دارایی ثابت است، به بهای تمام شده بستانکار می شود.
استهلاک انباشته هم به مبلغ هشتاد هزار تومان بدهکار می شود.
تفاوت این ها یا سود است یا زیان؛ چون من اینجا سود کردم، سود و زیان ناشی از فروش دارایی ام، ده هزار تومان است که بستانکار می شود.

بانک ۳۰.۰۰۰
استهلاک انباشته ۸۰.۰۰۰
دارایی ثابت ۱۰۰.۰۰۰
سود (زیان) ناشی از فروش دارایی ۱۰.۰۰۰

حالا فرض کنید که من اصلاً این را نفروخته باشم؛
یعنی قیمت دفتری اش بیست هزار تومان بوده و می خواهم اسقاطش کنم.
حالا یا آن را دور انداختم یا یک اتفاقی افتاده است.
همین سند را می زنم، با این تفاوت که دیگر بانک ندارد.
دارایی ثابت می شود صدهزار تومان بستانکار، استهلاک انباشته می شود هشتادهزار تومان بدهکار، و بیست هزار تومان سود و زیان ناشی از فروش دارایی را بدهکار می کنم.