کنترل های صندوق

واحد های مختلف حسابداری

کنترلهای صندوق نکته مهمی در ساختار حسابداری است. صندوق امور مالی کمد نیست که هر چیزی را بشود در آن گذاشت. هر سندی شان و شرایطی دارد که باید به آن توجه کرد. اما قبل از آن بگذارید نگاهی به واحدهای مختلف در حسابداری بیندازیم. طبیعتاً هر یک از واحدها یا هر شخصی در حسابداری، یک سری محدودیت ها و چالش ها و حساسیت هایی دارد. می خواهم نکته ای را دربارۀ حسابداری خزانه و بخش صندوقش بگویم. بخش صندوق حسابداری خزانه، مثل فروش لبنیات و کالاهای لبنی است؛ یعنی هم پرگردش است، هم تاریخ مصرف دارد.

واحد خزانه و کنترلهای صندوق

در صندوق شرکت، باید برای اسناد تاریخ مصرف داشته باشیم. وقتی دستور پرداخت می آید، در صورتی که پول داشته باشیم، باید به سرعت دستور پرداخت صادر بشود. وقتی چک صادر می کنیم، در بازۀ خیلی کوتاه یک روزه باید تحویل بشود. وقتی چک را تحویل می دهیم، حتماً در تاریخش باید پیگیری کنیم که که آیا وصول شد یا نه. هیچ کدام از فرایندهای صندوق را نمی توانیم به تعویق بیندازیم.

در حسابداری خزانه و صندوق، یک هفته، زمان بسیار زیادی است. بله، در حسابداری خرید یک هفته و دو هفته و حتی گاهی یک ماه زمان زیادی نیست؛ ممکن است گاهی طول بکشد و بخواهیم حساب های حسابداری خرید را بسته کنیم یا انبارمان را قیمت گذاری کنیم یا حتی ممکن است چند روز طول بکشد تا فاکتور فروش را صادر کنیم؛  مثلا معمولا بهای تمام شده ماهانه و با تاخیر محاسبه می شود. ولی در حسابداری خزانه در بخش صندوق، زمان بسیار کمی داریم. وقتی چکی را صادر می کنیم، نمی توانیم رهایش کنیم و پیگیرش نباشیم.

یادتان باشد حسابداری خزانه گردش زیادی دارد و زمان انجام و تاریخ هایش بسیار کوتاه است. هیچ کاری را در این بخش به تعویق نیندازید. گاهی می بینم در صندوق های برخی شرکت ها، مثلاً چکی هست که رها شده و هیچ پیگیری ای برایش صورت نگرفته! حال آنکه باید ثبت می شد و تعیین تکلیف می شد. در صندوقتان هیچ اسناد رسمی ای را بدون تکلیف نگذارید. به نظرم در ظرف یک روز و نهایتاً دو روز و حداکثر زیر یک هفتۀ کاری، تمام اسناد باید تعیین تکلیف شود.

ریسک خزانه

ریسک و خطاهای صندوق هم بسیار بالا است و باید افرادی در این واحد کار کنند که توانایی ذهنی بالایی دارند. هر اشتباهی در واحدهای دیگر مالی الزاما ممکن است منجر به ضرر مالی نشود، اما واحد صندوق مستقیما با وجه نقد و اسناد سر و کار دارد و اشتباهات در این بخش ممکن است جبران پذیر نباشد. به نظر من اگر امور مالی قلب تپنده هر شرکتی است، واحد صندوق یا خزانه قلب تپنده امور مالی است. امیدوارم با خواندن این یادداشت به اهمیت کنترلهای صندوق در واحد حسابداری خزانه پی برده باشید.

اگر از این مطلب خوشتان آمد، حتما یادداشت آموزش تهیه صورت مغایرت بانکی را هم بخوانید.