دفاتر تجاری یا دفاتر قانونی چیست؟
دفاتر تجاری چیست و به چه دلیلی الزام آور شده است؟ حتماً تا حالا اسم دفاتر قانونی به گوشتان خورده است یا شاید دفترهای بزرگ حسابداری را دیده باشید.
قانون تجارت
مبنای دفاتر قانونی (دفتر روزنامه و دفتر کل) قانون تجارت ایران مربوط به سال ۱۳۱۱ است. قانون تجارت در سال ۱۳۰۳ نوشته و در سال ۱۳۰۴ تصویب شد. قانون فعلی تجارت ایران مربوط به سال ۱۳۱۱ و بخشی از آن مربوط به سال ۱۳۴۷ است. یکی از عوامل اینکه تجارت ما تجارتی جهانی نیست، همین نکته است که قانون آن مربوط به چند دهه قبل است.
طبق مادۀ ۶ قانون تجارت ایران، «هر تاجری، به استثنای کسبۀ جزء، مکلف است دفاتر ذیل یا دفتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظام نامه قائم مقام این دفاتر را قرار می دهد، داشته باشد: دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه.» منظور از دفتر کپیه دفتر ارسال مراسلات است. در قانون سال ۱۳۱۱ این الزام بود و بر همین اساس، قانون مالیات های مستقیم هم به آن اشاره کرده است.
در مادۀ ۹۵ قانون مالیات های مستقیم آمده است: «صاحبانِ مشاغل موضوع این فصل ]یعنی فصل چهارم مالیات بر مشاغل[ موظف اند دفاتر یا اسناد و مدارک حسب مورد را که با رعایت اصول و ضوابط مربوط از جمله اصول و ضوابط مربوط به تنظیم دفاتر تجاری موضوع قانون تجارت در خصوص تجار تنظیم می گردد، برای تشخیص درآمد مشمول مالیات نگهداری و اظهارنامۀ مالیاتی خود را بر اساس آن ها تنظیم کنند.»
قانون مالیاتهای مستقیم
بنابراین، ایجاد و وجود دفاتر تجاری به هیچ عنوان در قانون مالیات ها نیست؛ بلکه قانون مالیات ها به قانون تجارت ارجاع می دهد. مادۀ ۹۵ مطلب چندانی ندارد؛ اما آیین نامۀ آن جزئیات فراوانی را گفته است و می توانیم فهمی از آن داشته باشیم. در آیین نامۀ اجرایی مادۀ ۹۵ نحوۀ تحریر دفاتر، این مسئله به صورت کلی آمده است.
در قانون ارجاع شده به قانون تجارت نکتۀ ظریفی وجود دارد؛ اما وقتی شروع می کنیم به خواندن قانون و آیین نامۀ آن، متوجه می شویم معنی دفتر در قانون مالیات های مستقیم الزاماً دفتر کاغذی نیست؛ چون به هر صورت وقتی حجم عملیات افزایش می یابد و اعداد زیاد می شود، دیگر این دفاتر کافی نیست. همچنان این مسئله حفظ شده است؛ ولی عملاً همین سیستم های کامپیوتری و نرم افزاری، از لحاظ قانون مالیا ت های مستقیم، معنی دفاتر را هم می دهد.
نکاتی درباره آیین نامه ماده ۹۵
در مادۀ ۶ فصل پنجم این آیین نامه بحث نرم افزار این گونه مطرح شده است: «مؤدیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی یا نرم افزار جهت ثبت رویدادهای مالی خودشان مکلف اند از نرم افزارهایی که موردقبول سازمان باشد، استفاده کنند.» همین طور در بند ۹ مادۀ ۱۶ فصل دهم آمده است: «تغییر نرم افزار حسابداری مورداستفاده در طی سال مالیاتی بدون اطلاع قبلی ادارۀ دارایی موجب رد دفاتر می شود.» نکته های بسیاری دربارۀ تکالیف مؤدی و نحوۀ نگهداری و موارد رد در این آیین نامه آمده است که به آن نمی پردازم.
فصل پنجم این آیین نامه «تکالیف مؤدیان در خصوص نگهداری دفاتر» ذکر کرده است. در مادۀ ۶ آن مقرراتی گفته شده و در بندهای ۹ و ۱۱ آن، پرسش های پرتکرار بسیاری است: «تاریخ تحریر دفاتر: درمورد اشخاص حقوقی جدیدالتأسیس(یعنی شرکتی حقوقی که تازه تأسیس می شود) از تاریخ ثبت شخص حقوقی و درمورد سایر اشخاص(یعنی مشاغل یا اشخاص حقیقی) از تاریخ شروع فعالیت، تا دو ماه مجاز خواهد بود»؛ یعنی اگر شرکتی را تأسیس کنیم و دو ماه در ثبت اسناد و مدارکمان تأخیر داشته باشیم، ایرادی ندارد و جریمه نمی شویم.
بند ۱۱ می گوید: «ثبت دفاتر ضمن سال، مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچ گونه فعالیت مالی و پولی صورت نگیرد، مجاز است.» به عبارت دیگر، مجازیم دفاتر را به جای دو ماه، مثلاً چهار ماه بعد از تأسیس شرکت ثبت کنیم؛ به شرطی که در این چهار ماه هیچ گونه عملیات مالی یا پولی انجام نداده باشیم. عملیات پولی یعنی پولی ردوبدل نکرده باشیم. انجام ندادن عملیات مالی هم یعنی مثلاً فاکتور فروشی زده باشیم ولی پولش را نگرفته باشیم.
رد دفاتر
در موارد رد دفاتر در بند ۳ مادۀ ۱۶ مربوط به فصل دهم می گوید: «تاریخ تحریر دفاتر بیش از ۱۵ روز و تأخیر تحریر دفتر کل زائد بر حد مجاز مندرج در این آیین نامه موجب رد دفاتر می شود.» یعنی دفتر روزنامه مان را باید نهایتاً ۱۵روزه بنویسیم؛ مثلاً اگر امروز ۱ فروردین است، باید بعد از ۱۵ روز شروع کنیم به نوشتن.
خلاصه دفاتر تجاری
مرجع دفاتر قانونی قانون تجارت است. اما قانون مالیات های مستقیم در مادۀ ۹۵ از این مرجع استفاده کرده است. این ماده آیین نامه ای دارد: آیین نامۀ تحریر دفاتر. در این آیین نامه مشخصات دفاتر، وظایف مؤدیان، نوع مؤدیان و موارد رد دفاتر آمده است. سه نکتۀ مهم وجود دارد:
۱. اگر شرکتی جدیدالتأسیس داریم، تا دو ماه می توانیم دفاترمان را دیرتر بنویسیم؛
۲. اگر طی سال شرکتی را تأسیس می کنیم، تا زمانی که فعالیت مالی پولی نداریم، می توانیم در ثبت آن تأخیر داشته باشیم؛
۳. برای نوشتن دفتر روزنامه هم ۱۵ روز تأخیر مجاز است.
نکات مهم در دفاتر تجاری
خب تا اینجا به اطلاعات مهمی درباره دفاتر تجاری چیست، دست یافتیم. نکته بسیار مهم این است که اگر من سیستمی کامپیوتری داشته باشم، قانون گذار احتمالاً فرض را بر این گذاشته است که ممکن است لاک های سیستم از طریق ادارۀ دارایی قابل بررسی نباشد. چون وقتی سازمان به دفاتر من رسیدگی می کند، اگر من فاکتوری را ۱۵ بهمن زده باشم، او نمی تواند متوجه شود یا دست کم ساختارهای موردنیاز را ندارد که بفهمد من این فاکتور فروش را واقعاً ۱۵ بهمن زده ام یا مثلاً ۱۵ فروردین سال بعد.
احتمالاً در سال های آینده، با پیشرفت فناوری و با تغییر در قانون، به این مسئله رسیدگی خواهند کرد. راه اندازی سامانۀ مؤدیان هم به همین دلیل است و همۀ این ها احتمالاً حذف خواهد شد. ولی تا آن زمان قانون مالیات های مستقیم از آن فهمی که دربارۀ تحریر دفاتر دارد، به فهم قانون تجارتی برمی گردد. یعنی وقتی می گوید می توانید دو ماه تأخیر در تحویل دفاتر داشته باشید، در حقیقت می گوید دو ماه دفتر قانونی را می توانید دیرتر بگیرید یا وقتی می گوید تا زمانی که معاملات پولی و مالی نداشته باشید، می توانید دفاترتان را ثبت کنید، منظور همان ثبت دفاتر قانونی (دفتر کاغذی ها) است.
تأخیر دفتر را چطور متوجه می شود؟ دو حالت بیشتر ندارد: یا باید طبق مادۀ ۱۸۱ بیاید دفاتر را رسیدگی کند و ببیند دفتر روزنامه مان نوشته نشده است یا موقع رسیدگی، تاریخ دفتر روزنامه را نگاه کند. تصورم بر این است که چون این دفاتر با اوضاع واحوال امروز ما سنخیتی ندارد، ابهاماتی دراین باره باقی است که لازم است مطرح و رسیدگی شود.
امیدوارم با مطالعه این یادداشت یک فهم درست و نگاه دقیق به موضوع دفاتر تجاری چیست؟ پیدا کرده باشید.
