بستن حساب‌ها و دغدغه‌های مدیران مالی

اگر حسابدار هم نباشید، حتما تا حالا حداقل یکبار اسم بستن‌حساب‌ها به گوشتان خورده است. معمولا در روزهای آخر سال هر وقت از حسابدارها می‌پرسی چه خبر؟ همه پاسخ می‌دهند: داریم حساب‌ها را می‌بندیم! اما منظور از بستن حساب‌ها چیست؟

اگر بخواهم با مثال توضیح دهم، باید به شما آخرین جلسات کلاس‌های دانشگاه را یادآوری کنم، همان جلساتی که استاد مروری بر کل ترم داشت و نکات کلی را تاکید می‌کرد. یعنی آخرین مرحله قبل از اینکه امتحان بدهید، شما نیاز به یک بررسی عمیق کل موضوعات داشتید، بستن‌حساب‌ها هم همین کارکرد را در حسابداری دارد. بگذارید مثال دیگری بزنم، در فرودگاه وقتی که کانتر پرواز بسته می‌شود، به معنی این است که تمام مسافران در هواپیما نشته‌اند، و خلبان، مهندسین پرواز و خدمه‌ی آخرین کنترل‌ها را قبل از پرواز انجام می‌دهند. خیلی از این چک کردن‌ها را ما نمی‌بینیم، اما تا این کنترل‌ها انجام نشود، برج مراقبت اجازه پرواز نخواهد داد. خب ما در حسابداری هم قبل از تهیه صورت‌های مالی نیاز به اینچنین کنترل‌هایی داریم.

حالا که با کلیت موضوع آشنا شدید، بهتر است کمی تخصصی‌تر در این مورد صحبت کنم. منظور از بستن‌حساب‌ها، بستن حساب‌های موقت یک شرکت و انتقال حساب‌های دائمی به سال بعد می‌باشد، که این کار با سندهای معروف سودوزیان و اختتامیه انجام می‌شود. اما در معنی‌یی کلی‌تر و فراگیرتر بستن‌حساب‌ها یک اصطلاح بین حسابدارها یا بهتر بگویم مالیچی‌هاست که منظور از آن اتمام فرآیند تهیه صورت‌های مالی است. صورت‌های مالی به عنوان مهم‌ترین سند هیئت مدیره و مدیرعامل باید در جلسه مجمع سالانه در اختیار سهامداران قراربگیرید، این سند به نوعی کارنامه‌ی عملکرد مدیریت است. طبق قوانین ایران، مجمع عمومی صاحبان سهام باید تا ۴ ما پس از اتمام سال مالی برگزار شود، برای همین حسابداران بلافاصله بعد از پایان سال مالی(معمولا پایان اسفند) شروع به تهیه این گزارش می‌کنند.

برای تهیه صورت‌های مالی نیاز به یک سری از اقدامات از قبیل انبارگردانی، محاسبه ذخایر و صدور تمام اسناد سال است. در این فرآیند تمام اسناد دوباره بررسی می‌شوند، البته این بررسی از طریق سندرسی نیست بلکه بیشتر این کار از طریق کنترل مانده حساب‌ها انجام می‌شود. در بررسی یک مانده حساب به مواردی از جمله، کنترل ماهیت، مطابقت با سایر سیستم‌های اطلاعاتی نظیر سیستم‌های فروش، انبار، اموال و خزانه و بررسی تغییرات نسبت به سال قبل، توجه می‌کنند. همانطور که در بالا گفتیم، قبل از شروع فرآیند تهیه صورت‌های مالی باید تمامی اسناد صادر، توسط افراد ذیصلاح کنترل و بایگانی شده باشند. اما در موارد زیادی پیش می‌آید که همزمان با فرآیند بستن‌حساب‌ها، واحدهای مختلف حسابداری در حال تنظیم و صدور آخرین اسناد خود هستند. بنابراین وجود یک هسته مرکزی کنترلی و هماهنگی بین اعضای یک تیم مالی بسیار مهم است.

طبیعی است با توجه به عجله‌ی مدیران شرکت برای برگزاری مجمع و توامان پاسخگویی به حسابرس بابت کنترل صورت‌های مالی و همچنین رسیدگی‌های گاه و بی‌گاه سازمان‌های دولتی، همیشه حسابداران را برای تهیه صورت‌های مالی با چالش زمان کم مواجه کرده است. بنابراین بهترین کار این است که بخش عمده‌ای از کارهای کنترلی در طی سال انجام شود، یعنی اینکه پس از هر ماه، فرآیند بستن حساب‌های یک ماهه انجام شود. با این کار در پایان سال مالی، فقط یک ماه نیاز به کنترل‌های دقیق دارد و برای بقیه سال یک کنترل اجمالی کفایت می‌کند. بدیهی است شرط کنترل اسناد ماهانه، مسلتزم صدور به موقع تمام اسناد، تایید و تحویل آن‌ها به بایگانی است. همچنین باید امکان ویرایش اسناد فوق مسدود شود.

اما بررسی حساب‌ها باید دارای برنامه‌ای منظم و مدون باشد، منظور از مدون این است که باید برای فرآیند رسیدگی یک چک لیست تهیه کرد و هر ماه توسط آن چک لیست، کار کنترل را انجام داد. این چک لیست ابتدا می‌تواند بر اساس تجارت قبلی مدیر مالی تهیه شود و هر ماه با برخورد با اشتباهات و نقاط پر ریسک، چک لیست مذکور را اصلاح کرد، تا پس از چند ماه به یک چک لیست کامل و جامع دست یافت.

نکته‌ی دیگری که در مسئله‌ی بستن‌حساب‌ها و به تبع آن در تهیه صورت‌های مالی همیشه مشکل ساز و وقت‌گیر است، مسئله‌ی تفاوت طبقه‌بندی مورد استفاده شرکت‌ها و طبقه‌بندی استاندارد است. معمولا هر شرکتی کلیت کدینگ خود را بر اساس استانداردها تهیه می‌کند، اما این کدینگ در جزئیات با طبقه‌بندی استاندارد تفاوت‌های فاحشی دارد، بنابراین پایان هر سال باید زمان زیادی صرف اصلاح طبقه‌بندی کرد. یکی از کارهایی که در ابتدای سال مالی باید مورد توجه قرار گیرد، همسان کردن کدینگ شرکت با کدینگ استاندارد است. با این کار ضمن شفاف شدن تراز حساب‌ها، روند تهیه گزارشات نیز تسهیل می‌یابد. همچنین برای حسابرس هم این مزیت را دارد که با دید بهتری حسابرسی می‌کند.

همانطور که در بالا اشاره کردم هماهنگی بین افراد یک تیم مالی در فرآیند بستن حساب‌ها نقش مهمی دارد. بنابراین مهم است که در شروع هر مرحله از این فرآیند تمام افراد تیم را با اهداف، برنامه و زمان‌بندی فرآیند آشنا کنیم. برای همین همیشه داشتن یک جلسه هماهنگی توصیه می‌شود. همچنین باید یک نفر به عنوان هماهنگ کننده و جمع آوری کننده مدارک و مستندات و تهیه صورت‌های مالی انتخاب شود. این کار هم می‌شود توسط تیمی کوچک متشکل از دو یا سه نفر از کارشناسان انجام شود، اما به هر صورت هرچقدر این تیم کوچک‌تر باشد، انسجام آن‌ها بهتر است.

یادمان باشد که در کنار تهیه صورت‌های مالی، امور مالی موظف به تهیه گزارشات هیئت مدیره به مجمع عمومی نیز است. همین‌طور در پایان کار تهیه صورت‌های مالی باید به فکر اظهارنامه مالیاتی هم باشیم. بنابراین بهتر است تهیه این گزارشات هم با هماهنگی و در کنار صورت‌های مالی تهیه شود. این کار دو مزیت دارد، اول گزارشات فوق از لحاظ اطلاعات یکسان می‌شوند و دوم اینکه با توجه به یکی بودن کلیت محتوای آن‌ها، از دوباره کاری جلوگیری می‌شود.

صحبت از کار مالی و به خصوص داستان بستن حساب‌ها می‌تواند خیلی جزئیات بیشتری داشته باشد. فعلا تا همین جا پسنده می‌کنم. شما هم برای من از تجربیات و اقدامات خود در این زمینه بنویسید.

2 نظرات
  1. سلمان می گوید

    فقط خواستم تشکر کنم

    1. علی ط ساکی (مربی حسابداری) می گوید

      ممنون

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.