اشتباه می‌کنم پس هستم!

یادداشتی در مورد استرس و تمرکز در کار

همه‌ی ما ممکن است اشتباه کنیم. اشتباه حداقل در حسابداری پذیرفته شده است و حتی برای آن استاندارد وجود دارد. بنابراین اشتباه کردن امری طبیعی است و صِرف اشتباه کردن نباید باعث شود که ما نگران شویم و به قول حضرت حافظ: دامنی گر چاک شد در عالم رندی چه باک / جامه‌ای در نیک‌نامی نیز می‌باید درید.

البته تکرار یک اشتباه، سهل‌انگاری نام دارد و گاهی همین اشتباهات کوچک، ممکن است بهایی گزاف داشته باشند و البته هر اشتباهی قابل پذیرش نیست.

اما اصولا چرا ما اشتباه می‌کنیم؟ به نظر خیلی‌ها دلیل آن وجود استرس و عدم تمرکز در کارهاست. من در این یادداشت می‌خواهم در مورد ۸ تکنیک بنویسم که به شما کمک می‌کند در محیط کار تمرکز خود را بالا ببرید

  • دوست داشتن کار:

بنظرم مهم‌ترین عامل در ایجاد تمرکز این است که کار خود را دوست داشته باشیم. وقتی کاری را بدون علاقه و بدون انگیزه انجام می‌دهیم، طبیعتا از تمام توانایی ذهنی خود استفاده نخواهیم کرد. و بخش عمده‌ای از فکر ما مشغول مبارزه منفی با عملکرد می‌شود. بنابراین باید کوشش کنیم کاری را که انجام می‌دهیم دوست داشته باشیم. تا مادمی که این اتفاق نیفتد هر روز اشتباهات ما بیشتر و بیشتر می‌شود.

  • محیط کار:

چرا ما به تزئین خانه‌هایمان اهمیت می‌دهیم؟ چرا هماهنگ کردن رنگ قالی و مبل‌ها برای ما مهم است؟ چرا زوج‌های جوان برای جزئیات جهیزیه آن‌قدر وقت می‌گذارند؟ همه‌ی اینا برای اهمیتی است که برای محیط زندگی خود می‌دهیم. در یادداشتی دیگر در مورد آراستگی در محیط کار مفصل صحبت کرده‌ام که چرا خیلی از ماها بدترین لباس‌های خود را در محل کار می‌پوشیم. این ریشه در عدم تعهد، علاقه و توجه به کار است که صحبت درباره آن را به یادداشتی دیگر واگذار می‌کنم.

 طبیعی است وقتی که محیط کار ما آشفته، نا مرتب، کثیف، نامنظم و زشت باشد، خود همین برای ما استرس‌زاست و موجب عدم تمرکز می‌شود. بارها دیده‌ام که مثلا یکی از پایه‌های کی‌بورد کسی شکسته بوده، اما او ماه‌ها کوششی برای درست کردن آن نگرفته است. یا مثلا اگر کمد یا کشوهای میز اکثر کارمندان ایرانی را بگردید، حتما با مجموعه‌ی زیادی از خرت و پرت‌ها مواجه می‌شوید که او اصلا از آن‌ها خبر ندارد و چه بسا آن‌ها مربوط به کارمندهای قبلی باشند.

طبیعتا یک کارمند شاید نتواند در مورد محیط سازمانی خود اعمال نظر کند. مثلا اگر در شرکتی رنگ تمام دیوارها خراب شده است، این مسئله در حیطه اختیارات و توان کارمند نیست، اما وجود یک میز مرتب، منظم و با سلیقه حتما در حوزه توانایی او است. بنابراین اگر ما همیشه میز مرتبی داشته باشیم، گوشه‌ای از میز را به یک عکس خانوادگی یا یک یادگاری کوچک اختصاص دهیم، کنار پنجره اتاق یک گل بگذاریم و برای مدارک و اسناد خود زونکن‌های مرتبی داشته باشید، طبیعتا همه‌ی اینها باعث ایجاد تمرکز در کار می‌شوند.

  • نظم در ارتباطات:

 خیلی از مشکلات مربوط به عدم تمرکز به خود ما بر نمی‌گردد، بلکه به افرادی که با آن‌ها در ارتباط هستیم مربوط است. مثلا اگر کسی که مسئول جابجایی مراسلات در شرکت است، مدارک مربوط به شما را نامرتب تحویل دهد، مطمئنا شما نیز به مشکل برمی‌خورید. یا مثلا همکاری که مرتب برای گپ زدن جلوی میز شما می‌ایستد، خود عامل مهمی در افزایش استرس شماست.

بنابراین شما باید به همکارانتان و اسنادتان نظم و ترتیب بدهید. مثلا در مورد ساعتی که مراسلات باید برای شما ارسال شود با شخص مسئول هماهنگ کنی. همچنین برای نظم دادن به کارهای روزانه می‌توانید از کارتابل یا کازیه استفاده کنید وموارد دیگر.

  • برنامه‌ریزی:

همیشه معتقدم که اگر فردی برای خود برنامه‌ریزی نکند، دیگران برای او برنامه‌ریزی خواهند کرد. برنامه‌ریزی عامل مهمی در تسلط و تمرکز در کار است. با برنامه شما قادر خواهید بود به خوبی بر امور محوله مسلط شوید و بدون استرس کارها را انجام دهید. شما همیشه می‌توانید برنامه‌ریزی‌های خود را اصلاح کنید و در دفعات بعدی آن را ارتقا دهید. برنامه‌ها می‌توانند ماهانه، هفتگی ویا حتی روزانه باشند. با برنامه شما همیشه مطمئن خواهید بود که تمام کارهایتان را انجام خواهید داد.

  • تقویت راه‌های حل مسئله:

حتما تا حالا درباره مهارت‌های نرم شنیده‌اید! مهارت‌های نرم را مجموعه‌ای از مهارت‌های ارتباطی، هوش هیجانی و فردی می‌دانند، که باعث رشد و ارتقای افراد در کار و به طور کلی جامعه خواهد شد. یکی از این مهارت‌ها، توانایی حل مسئله است. ما اگر قادر نباشیم مشکلات و مسائل خود را در محیط کار رفع کنیم، بنابراین قادر نخواهیم بود که بر استرس خود فارغ شویم. از جمله راه‌هایی که به حل مسائل کمک می‌کند، نوشتن مشکل و ترسیم مسائل مربوط به آن است. برای نمونه بعضی از اساتید ، برای آموزش ثبت‌های حسابداری، از واژه کروکی استفاده می‌کنند. به این معنی که دانشجو را وامیدارند که قبل از پاسخ به سوالات، نسبت به ترسیم رویداد مورد نظر اقدام کند. نوشتن و ترسیم مسائل، همیشه به ایجاد تمرکز کمک می‌کند.

  • پیش‌بینی وقایع:

اکثرا وقتی از کسی می‌پرسم که چه مواقعی استرس می‌گیرید، در پاسخ به خواسته‌های مدیر یا مدیران بالادستی اشاره می‌کنند. مثلا یکی می‌گفت: من آدم استرسی‌یی نیستم، اما وقتی مدیرم بالای سرم می‌ایستد یا مرتب بابت گزارشی پیگیری می‌کند، استرس تمام وجودم را می‌گیرد.

خب در پاسخ به این دسته از افراد باید گفت، شاید ما نتوانیم رفتار مدیرمان را تغییر دهیم، اما حداقل می‌توانیم عادات، سلایق و خواسته‌های او را شناسایی و بر اساس آن‌ها، رفتار او را پیش‌بینی کنیم. مثلا ممکن است شما متوجه شوید که اول هر ما مدیر گزارشات خاصی در زمینه‌ی نقدینگی خواهد خواست، یا یک روز قبل از جلسه هیئت مدیره‌ی ماهانه، ریز اطلاعات بدهکاران یا بستانکاران تجاری را پیگیری می‌کند. بنابراین شما باید با دقت در رفتار مدیر مربوطه و پیش‌‌بینی آن‌ها، تا حدودی خود را آماده‌ی اجرای آن خواسته‌ها کنید. طبیعی است باید از گزارشات خود همیشه نسخه پشتیبان تهیه کنید و برای گزارشات مشابه، از اول چرخ را اختراع نکنید!

  • چک‌لیست:

در اولین تجربه کاری‌ام، این شانس را داشتم که در یکی از پروژه‎های شهرستان یک شرکت بسیار سازمان یافته کار کنم. چیزی که در قسمت‌های تعمیر و نگهداری عرف بود، چک‌لیست بود، مثلا اگر ماشینی برای سرویس دوره‌ای به تعمیرگاه می‌رفت، بر اساس نوع ماشین و چک‌لیستی از قبل تایید شده، تمام مراحل سرویس انجام می‌شد. حتی در قسمت کامپیوتر هم هنگام هرگونه درخواست، کارها بر اساس چک‌لیست انجام می‌شد. از آن‌جا بود که من به اهمیت چک‌لیست در کارهای مخصوصا تکراری پی بردم.

اگر فکر می‌کنید جزو افرادی هستید که دائما اشتباه می‌کنند، و یک اشتباه را چند بار تکرار می‌کنند، حتما برای هر وظیفه‌ی خود یک چک‌لیست درست کنید. مثلا برای یک سند حسابداری چک‌لیست می‌تواند شامل:

  1. کنترل مستندات
  2. کنترل شرح سند
  3. کنترل تاریخ سند
  4. کنترل مبالغ با ضمائم سند
  5. کنترل کدهای معین
  6. کنترل کدهای تفضیل

باشد. باید به یاد داشته باشید که بعد از هر اشتباه غیرتکراری، آن اشتباه را به صورت یک کنترل درآورده و در چک‌لیست خود بگنجانید، مثلا: کنترل امضا مدیریت در برگه‌ها!

  • زودتر سر کار رفتن:

شما هم وقتی به مسافرت می‌روید به اصطلاح آب‌به‌آب می‌شوید؟ این مسئله به خاطر تفاوت ارتفاع، دما، رطوبت و به طور کلی آب و هوای متفاوت مبدا و مقصد است. من اعتقاد دارم که این وضعیت برای ما در هر گونه جابه‌جایی رخ می‌دهد، اما به خاطر تفاوت‎های بسیار کم اصلا ما متوجه این موضوع نمی‌شویم. مثلا حتما محیط خانه با محیط محل کارمان تفاوت‌های زیادی دارد و نه تنها چیزهایی که مثل دما بلکه حتی اتمسفر آن نیز متفاوت است. بنابراین به نظرم نه تنها بدن‌، بلکه ذهن‌ هم نیاز دارد تا خود را با محیط جدید سازگار کند. اگر شما جزو افرادی هستید که استرس زیادی در محل کار دارید، به شما پیشنهاد می‌کنم که حتما صبح‌ها کمی زودتر از بقیه به محل کار بروید و قبل از اینکه بقیه همکارانتان در شرکت حاضر شوند، میز خود را بازبینی کنید، یک چایی بخوردید، برنامه‌ی روزتان را مرور کنید و از خلوتی و سکوت شرکت برای تمرکز استفاده کنید.

مواردی که در بالا گفته شد بر اساس تجربه شخصی خودم نوشته شده‌اند و الزاما پایه علمی، روان‌شناسی یا مطالعاتی ندارند. خوشحال می‌شوم اگر شما هم تجربه‌ای از این دست دارید، با من به اشتراک بگذارید.

6 نظرات
  1. Zahra می گوید

    بسیار عالی بود ،و به نکات با اهمیتی اشاره کردید ، یکی از دلایل عدم تمرکز بی انگیزگی ، که شما به اون اشاره کردید ، یعنی به اون محیط و کاری که انجام میدی علاقه ای نداری و مجبوری برای اینکه بیکار نباشی و درآمدی داشته باشی اون شرایط رو تحمل کنی ،،، مثل وضعیت الان من 🙁

    1. علی ط ساکی (مربی حسابداری) می گوید

      همیشه راهی هست که کاری رو دوست داشته باشی و شما اونو پیدا می کنی

  2. ناشناس می گوید

    خیلی عالی بود مربی
    همه جوره شمارو دنبال میکنم تل اینستا سایت واقعا عالیه ک ی استاد تجربیاتشو در اختیار دیگران میزاره و فوق العاده کاربردی
    مرسی ک هستین

    1. علی ط ساکی (مربی حسابداری) می گوید

      لطف عالی مستدام

  3. محمدرضا می گوید

    سلام .
    مربی عالی بود.
    من توی یه هولدینگی کار میکنم که از اول سال ۹۹ مسئولیت یکی از شرکتارو دادن به من و از اون طرف نرم افزار حسابداری و عوض کردن و یه نرم افزار فوق العاده پیچیده آوردن برای مجموعه که باور کنید کلی استرس کشیدم توی این ۴ روزه.
    خدا خیرت بده واقعا وقتی میگی از اشتباه نترس کلی انرژی بهم دادی.
    یه بندا خدایی میگفت هیچ کاری توش شکست وجود نداره یا پیروزیه یا تجربه…

    1. علی ط ساکی (مربی حسابداری) می گوید

      تنها کسی که میتونه بهت استرس بده فقط خودتی، به قدرت برو جلو

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.