درباره سند، ضمائم و بایگانی

برای حسابداران جوان

درباره سند ضمائم و بایگانی

همیشه باید اطلاعات خودمون درباره سند ضمائم و بایگانی رو بروزنگه داریم:

ثبت سند

در ثبت سند به چند نکته باید توجه کنیم:

یک: مجوز صدور سند مثل دستور مدیرعامل و یا مدیرمالی

دو: ضمیمه سند مثل فاکتور فروش یا فاکتور خرید

سه: کنترل آرتیکل حسابداری برای تطابق با مستندات (کنترل کد حسابها، کنترل مبالغ و کنترل شرح)

چگونه شرح سند بنویسیم؟

شرح سند را نه آن‌قدر کوتاه بنویسید که نامفهوم باشد و نه هم آن‌قدر بلند بنویسید که برای خواننده خسته‌کننده باشد و کسی به‌سمتش نرود. در شرح سند باید نکات اساسی سند را بنویسید. اگر سندتان چک است، لازم است شمارۀ چک و تاریخ چک را بنویسید. اگر سندتان فاکتور فروش است، حتماً شرح فروشتان را بنویسید؛ البته در صورتی که تعداد فاکتورهایتان کم است. اگر سند، خرید است، باید شرح خرید را کامل بنویسید. ضمائم و بایگانی خصوصیات مهمی دارد.

باید شرح‌هایی که می‌نویسید استاندارد باشد. یکی از تکنیک‌های شرح‌نویسی استاندارد این است که شرح سند را بر اساس مراجعات به سند بنویسید؛ یعنی ببینید در محیط حسابداری چند بار مجبورید به سند مراجعه کنید و چه اطلاعاتی را از آن سند می‌خواهید. بر همین اساس شرح‌های قبلی‌تان را مدام به‌روز کنید تا شرحتان به یک شرح مختصر و در عین حال جامعی تبدیل شود تا مراجعه‌تان به خود سند برای دریافت یک سری اطلاعات به حداقل برسد.

 

ضمیمه سند

با ذکر چند مثال به شما می‌گویم که برای اسناد چگونه ضمیمه تهیه کنید. برای افتتاح یک سپردۀ بانکی گواهی سپرده باید ضمیمه‌اش باشد. برای دریافت وام، برگۀ دریافت وام که از بانک گرفته‌اید، باید ضمیمۀ سند باشد. برای کارمزد بانکی، پرینت بانکی که کارمزد داخلش هست یا خود آن قبض کارمزد،باید ضمیمه‌اش باشد.

برای ثبت چک تضمین حتما کپی آن ضمیمه باشد و در موقع عودت چک مربوطه، رسید اخذ شده ضمیمه گردد. برای واریزی‌ها حتماً حوالۀ واریزی یا حداقل پرینت بانکی ضمیمۀ سند باشد. یادتان باشد همیشه باید سند را مستند کنید.

همیشه من می‌گویم، بعضی‌ها هستند باید خودشان را به سند منگنه کنند، باید وصل بشود توضیح بدهد. ضمیمه سند، آن‌قدر باید شفاف و جامع باشد که لازم نباشد کسی بخواهد بابت یک سندی توضیح اضافه بدهد. ضمائم و بایگانی همیشه مهم هستند!

 

آموزش روش صحیح منگنه زدن سند حسابداری

سندی که در دست من هست چند ایراد دارد: منگنه خیلی بد زده شده و در سند هم چند تا منگنۀ ریز و درشت وجود دارد. سند هم مرتب نیست؛ یعنی کاغذها از بالا و کنار، مرتب نیست و ممکن است با یک فشار کوچک این کاغذ پاره شود یا ضمیمه‌های کوچک بیفتد. برای رفع این مشکلات ابتدا باید با سوزن‌کش منگنه‌های اضافی را جدا کنیم. سپس کاغذها را به‌گونه‌ای مرتب کنیم که تمام کاغذها در یک گوشه قرار بگیرد. وقتی کاغذها کاملاً مرتب شد، به اندازۀ قطر کاغذها یک منگنۀ مناسب انتخاب می‌کنیم و به‌صورت عمودی منگنه را در بالا، گوشۀ سمت چپ سند، می‌زنیم. در پایان سندی خواهیم داشت که کلاً یک منگنه دارد و تمام کاغذهایش تراز است و سند هم به‌راحتی مطالعه می‌شود.

 

کاغذها را روی میز رها نکنید!

وقتی می‌خواهید کاغذ و مدرکی را روی میز همکارتان بگذارید، به‌ویژه زمانی که همکارتان در مرخصی است و حضور ندارد، حتماً آن کاغذ را زیر موس یا ماشین‌حساب یا کیبورد بگذارید تا باد نزد و نیفتد. لازم است به این مسائل با مسئولیت نگاه کرد.

 

آموزش بایگانی زونکن

بایگانی در حسابداری خیلی مهم است. اگر بایگانی به‌درستی انجام شود به‌خوبی می‌توان سابقۀ مدارک و دانش سازمانی در واحد مالی را حفظ کرد. بایگانی هنگام انتقال کار از یک نفر به نفر دیگر اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند. از آنجایی که شروع حسابداری با بایگانی است، امیدوارم جوانان به نکاتی که می‌گویم توجه کنند.

 

نکات لازم برای داشتن زونکن مرتب

  • پشت زونکن حتماً باید برچسب داشته باشد. نام و اطلاعات زونکن را با خودکار ننویسید، بلکه چاپ کنید و در محل مناسب پشت زونکن بچسبانید.
  • اگر اسناد مختلفی را در زونکن نگهداری می‌کنید، زونکن باید دیوایدر (جداکننده) داشته باشد تا بتوان اسناد درون آن را تقسیم‌بندی کرد. اگر دیوایدر می‌گذارید، حتماً باید دیوایدرهایتان اسم داشته باشد.
  • برگه‌های داخل زونکن نباید گیره داشته باشد.
  • همۀ برگه‌های داخل زونکن را مثل هم پانچ کنید تا وقتی روی همدیگر قرار می‌گیرد، مرتب باشد. خود پانچ‌ها جداکننده دارد و با استفاده از آن می‌توان به‌طور مرتب برگه‌ها را پانچ کرد. (قبلاً در بحث «آموزش روش صحیح منگنه‌زدن سند حسابداری» هم گفتم که سندهای اداری باید کاملاً مرتب و منطبق بر هم باشد و بعد آن‌ها را منگه کرد.)
  • پانچ باید در سمتی قرار گیرد که اسناد منگنه شده، نه در جهت مخالف آن تا امکان ورق‌زدن برگه‌های منگنه‌شده باشد؛ بنابراین در صورت نیاز به منگنه‌کردن اسناد، همیشه باید منگنه را به‌صورت عمودی در بالای گوشۀ سمت چپ سند، بزنید.
  • از کاورهای پلاستیکی ، بی‌رویه استفاده نکنید. اگر سندی دارید که بسیار مهم است، مثلاً اصل سند ملکی است،‌ باید کاور داشته باشد تا بیشتر از آن محافظت شود؛ اما اگر برگه‌ای می‌گذارید که کپی هست، اصلاً لازم نیست کاور داشته باشد. کاورها به‌هیچ‌عنوان باعث نظم نمی‌شود؛ حتی استفادۀ بی‌رویه از کاور باعث می‌شود، زونکن شما وضعیت آشفته و نامرتبی هم پیدا کند.
  • نباید داخل زونکن، کاغذی رها باشد. یا باید کاغذها را پانچ کنید یا اگر ضمیمه هست،‌ منگنه کنید.
  • روی برگه‌های درون زونکن استکیر نچسبانید.

چنانچه این نکات مربوط به اسناد، ضمائم و بایگانی را رعایت نکنید، موقع انتقال اطلاعات به شخص جدید، مشکلات زیادی پیش می‌آید؛ چون برای شخص جدید واقعاً واضح و مشخص نیست و ‌نمی‌داند که داخل زونکن چه خبر است.

 

لینک کوتاه مطلب : https://alitsaki.ir/?p=2352
ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.