روز اول کار یک یادداشت کاربردی برای هر کارمندی خواهد بود! من اصولاً همه چیز را از وسط و یک باره شروع می کنم؛ بنابراین مثل نوشته های دیگر همه چیز را به ترتیب نمی گویم. از یک نظر این موضوع شاید متنوع باشد و از یک نظر هم به‌هم ریخته. به هر حال ذهن به هم ریخته ای دارم، نوشته هایم هم به هم ریخته است.
در این قسمت دربارۀ مسائل اداره جاتی صحبت می‌کنم، مسائلی که عمومیت دارد و مختص مالی‌چی ها نیست. خواهم گفت که وقتی سر یک کار جدید می روید یا وقتی پست کاری تان جابه جا می شود، از نظر مسائل محیط کاری، چه کارهایی را باید در روزهای نخست انجام بدهید.
اشخاص مختلفی را دیده‌ام که وقتی سر کار جدید می روند یا پست کاری شان جابه جا می شود، واقعاً نمی دانند چه کارهایی را باید در روزهای نخست انجام بدهند.
۱. پرسش های عجولانه ممنوع
خیلی ها عادت دارند بسیار زود دربارۀ مزایای فردی و رفاهی شرکت جدید یا پست جدید مثل مساعده و وام و بن و استخر و… سؤال می پرسند. واقعیت مطلب این است که پرسش عجولانه فایده ای ندارد. اگر این مزایای فردی و رفاهی وجود داشته باشد، وجود دارد و اگر وجود نداشته باشد، این پرسش های عجولانه فایده‌ای ندارد. بنابراین لازم نیست روزهای اول کاری دربارۀ این مزایا کنجکاو باشید.
۲. مرتب سازی میز کار شخصی
به نظرم خیلی مهم است که بعد از جابه جایی به پست جدید، میز کارتان را پیدا کنید؛ یعنی جایی را که به شما می دهند، برای خودتان مهیا کنید. هر کارمند در هر پستی که قرار دارد، حتی در پست های مدیریتی، لازم است میزی را که به او می دهند نگاه کند.
کشوها را بیرون بکشد و کاغذها و وسایل درون کشوها را بررسی کند. بارها این موضوع برایم پیش آمده بود که وقتی سر یک شغل جدید می رفتم و داخل کشوها یا بایگانی ها را نگاه می کردم، یک سری نامه و کاغذ بلاتکلیف از دوسه نفر قبل خودم پیدا می کردم؛ یعنی دوسه نفر قبل من هنوز نامه های نفر اولی را بایگانی نکرده بودند.
گاهی هم چیزهای شخصی می‌دیدم. گاهی یک کارمند پنج سال روی یک میز کار می‌کند، اما هیچ وقت به داخل کشوی میز یا کمد کنارش که در آن وسایل شخصی یک نفر دیگر است توجه نمی کند که اصلاً چرا این ها اینجاست. پس تمام کمد و میز و کشوهایش را به دقت بررسی کنید و دانه دانه آن ها را بیرون بیاورید.
آنچه را به دردتان می خورد بردارید و آنچه را لازم نیست به انبار اداری تحویل بدهید. اگر نامه ای در آن هست، بایگانی اش کنید یا اگر اقدامی برای آن صورت نگرفته، خودتان اقدام کنید. اگر دربارۀ چیزهایی که پیدا می کنید اطلاعی ندارید، آن ها را دور نریزید و دربارۀ آن از بالادستتان یا همکارانتان سؤال کنید و راهنمایی بخواهید. این موضوع به احتمال زیاد برایتان پیش می آید. به هر حال خیلی مهم است که تکلیف وسایل جامانده از نفر قبلی روشن شود.
بعد از اینکه همه چیز را بیرون آوردید و پاک سازی کردید، اگر مثل من وسواسی هستید که باید به همۀ جزئیات نگاه کنید. اما اگر یک آدم عادی هستید، حداقل اگر به جزئیات توجه نمی کنید، میز کارتان را مطابق میل خودتان بچینید. ببینید مانیتور را کدام طرف بگذارید راحت ترید.
وضعیت نور و چیدمان روی میزتان را هر طور که دوست دارید تغییر بدهید. وسایلی را که نیاز دارید، همان روز اول درخواست کنید تا به شما بدهند. سعی کنید میزتان را پاکیزه نگه دارید. اگر پست بلندمرتبه ای دارید، حتماً از بخش تدارکات درخواست کنید که آنجا را تمیز کنند و اگر این امکان برایتان وجود ندارد، خودتان میز و مانیتورتان را تمیز کنید.
خلاصه اینکه باید مثل رانندۀ کامیونی که وقتی می‌خواهد به سفری طولانی برود، تک تک اجزای ماشینش را مثل چرخ ها و روغن و بنزین و دنده و باد لاستیک ها و… بررسی می کند و حتی روی صندلی می نشیند تا ببیند راحت هست یا نه و متکا یا تشکی برای خودش می‌گذارد، شما هم دقیقاً باید مثل همین راننده، میزتان را مهیا کنید.
۳. بررسی و مرتب سازی کامپیوتر و فایل های آن
همان طور که لازم است اسناد و مدارک بایگانی های کاغذی را مرتب کنید، لازم است بایگانی فایل های کامپیوتر را هم مرتب کنید. بایگانی را بررسی کنید و ببینید چقدر مرتب است. نکاتی که می‌گویم مختص زمانی نیست که به جای شخص دیگری مشغول کار می شوید، این نکات کلی هست.
بارها دیده ام یک نفر اسنادی را از شخصی تحویل گرفته و با اینکه دو هفته هم آن اسناد و مدارک پیشش بوده، این کار را تکمیل نکرده است. به هر حال به ویژه هنگام شروع کار، فایل های کامپیوتر را بررسی کنید. اگر فایل های شخصی در آن بود، ممکن است بخواهید حذف کنید یا به شخص قبلی اطلاع بدهید و دربارۀ آن از او سؤال کنید.
اگر فایل های شرکت در آن بود، ببینید اگر بایگانی اش درست نیست، به درستی آن را بایگانی کنید و اگر وقت ندارید، حداقل یک پوشۀ بایگانی موقت بسازید و آن فایل ها را در آن منتقل کنید تا سر وقت بتوانید آن ها را مرتب کنید.
نرم افزارهایی را که با آن سروکار دارید بررسی کنید و ببینید آیا روی کامپیوتر نصب هست و به درستی کار می‌کند یا نه. اگر کار اداره جاتی می‌کنید و شرکت شما نرم افزار یکپارچه و اتوماسیون دارد، بررسی کنید آیا آن نرم افزار نصب هست یا نه. به طور کلی کامپیوترتان را بررسی کنید که بی مشکل باشد. سی دی رام کامپیوتر را هم امتحان کنید.
۴. دریافت یوزرهای لازم
پیگیری کنید تا یوزرهای لازم را برای ورود به اتوماسیون ها و نرم افزارهای یکپارچه به شما بدهند. شمارۀ پرسنلی خودتان را پیگیری کنید.
۵. بررسی مدارک با کارگزینی
مطمئن شوید که همۀ مدارکتان را به کارگزینی داده‌اید و از نظر مدارک بیمه تان مشکلی ندارد. با کارگزینی چک کنید که آیا همۀ مدارک را به آن‌ها داده‌اید یا خیر.
۶. دریافت شماره تلفن های ضروری
حتماً از منشی یا مسئول دفتر محیط کارتان شماره تلفن های داخلی و شماره تلفن های شرکت را بپرسید و یادداشت کنید. همچنین اسم مدیرهایی را که حتماً با آن ها در ارتباط خواهید بود بپرسید. تلفنتان را چک کنید. داخلی ای تلفن خودتان را چک کنید.
علاوه بر اینکه لازم است شماره تلفن های داخلی همۀ ساختمان و شرکت را داشته باشید، لازم است شماره تلفن کسانی را که خیلی با آن ها ارتباط خواهید داشت روی تلفنتان ذخیره کنید.
۷. مشاهده چارت سازمانی
اگر چارت سازمانی شرکتتان را ندیده اید و مطالعه نکرده‌اید، آن را ببینید و ارتباطتان را با رؤسا و مدیرها و معاونین و مدیرعامل بفهمید.
۸. معرفی از طریق کسانی که شما را می‌شناسند (Socialize)
خیلی خوب است یک نفر شما را به تک تک کارمندان واحد خودتان و هم به تک تک کارمندان ساختمانی که داخلش هستید معرفی کند تا شما را بشناسند و بدانند کارمند جدیدی هستید. اگر این مسئله در شرکتتان جاافتاد نبود، حداقل حتماً از همکارهای خودتان بخواهید تا کارمندان هم رَده تان را به شما معرفی کنند تا کارتان تسهیل یابد.
خلاصۀ کلام: شخصی سازی بر اساس علاقه و نیاز
آنچه گفتم کلیت چیزهایی بود که در مرحلۀ اول به ذهنم رسید. اگر باز هم دراین باره چیزی به ذهنم رسید خواهم نوشت. خلاصۀ کلام اینکه میز کار خودتان را پیدا کنید و محیطش را بر اساس علاقه و راحتی خودتان شخصی سازی (Customize) کنید؛ چون شما به راننده ای می مانید که قرار است با کامیونش هزاران کیلومتر سفر کند.
یادداشت نکته های کاربردی ارسال رزومه و مصاحبه نیز می تواند برای شما جالب باشد.
